工作計畫與日常管理｜張力仁老師
工作計畫的展開
2023 May 22 工作計畫與日常管理
做正確的事比把事情做對更重要。
彼得 杜拉克(Peter F. Drucker)美國管理作家與管理顧問
組織目標的完成來自部門績效的展現，部門績效的展現，來自於個人工作項目的完成。因此，部門內要有哪些人做哪些事，能夠促進部門績效的達成。所謂高績效的執行力，就是每一部門或個人把企業組織的目標轉化成行動，並以終為始的把行動變成結果，在質與量兼顧下，有效率完成任務的能力。
因此，工作計畫就是「為了達到目標，而擬定做事方法的過程」
比方說五天四夜的旅遊行程，我們在做計劃的時候，要確認的事情有：
1.有哪些人一起去?
2.預計要花多少錢?每人平均預算是多少?
3.要用什麼方式進行旅遊?(腳踏車、機車、汽車、遊覽車、火車，還是其他)
4.要在什麼時間點前往?
5.要去哪些地方?要住在哪裡?要吃什麼?要玩什麼?
6.要準備哪些物品(衣服、背包、3C、裝備、藥品…)
透過以上的例子，我們可以知道，工作計畫有以下幾個特性：
如果有進行事先的規劃，在執行工作的過程當中，可以確認方向、控管過程，甚至可以提前發現執行過程中可能發生的問題。如果沒做規劃，雖然也是可以執行工作，但是對於目標、時間，以及面對突發狀況，就可能無法做事先的預防與準備。
那麼，我們要怎麼開始我們的工作計畫呢?
我們可以依照以下的步驟進行：列工作、排順序、定資源、估風險、落實執行。
第一節 列工作：展開工作要項
針對我們的年度目標，不管是企業營運目標有關、與部門改善或創新有關，或者是例行性的工作，或是主管交辦事項，為了達到上述的目標，我們要執行哪些計畫或工作要項，是我們在計畫展開要探討的。
比方說，資訊部門今年的重點工作目標之一，是要上線一款新的app服務，主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們要做的工作項目可能有：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線、行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、操作說明書設計、系統操作培訓、使用者回饋報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案等。
階段性的工作展開：也就是將工作計畫區分幾個階段，而每個階段各有需要執行的工作項目。
比方說：主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們可以區分以下幾個階段（如圖），每個階段應該要做的工作項目為：
分析階段：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告。
規劃階段：系統規格設計、行銷規劃、操作說明書設計。
執行階段：系統開發、系統測試、系統上線、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、系統操作培訓。
驗收階段：使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。
階段性的工作展開：是以流程的方式來展開工作的項目，它的優點是可以看到整個工作計畫的全貌，也方便執行者檢視工作項目是否有疏漏之處。
功能性的工作展開：也就是將工作計畫依照相同功能別歸類在一起，由單一功能別的單位或個人執行該功能別的工作項目。
比方說：主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們依照工作的項目區分三個功能別（如圖），每個功能別應該要做的工作項目為：
市調部：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。
設計部：系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線。
行銷部：行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線。
客服部：操作說明書設計、系統操作培訓、線上教學。
功能性的工作展開：是以專業分工的方式來展開工作項目，它的優點是可以看到相同類型工作的內容，然後再依照流程來進行工作項目展開。
前兩個工作展開的方式，大多用於工作計畫展開的順序排列，在每日工作要項，或者臨時交辦要完成的工作，我們可以透過快速盤點進行分析，例如：今日被交辦「要在下午三點以前，完成主管交辦的專案會議安排」
關於這個交辦事項，我們要做的工作項目可能有：會議通知、場地安排、與會人員的選擇（包含代理人）、議題的準備、簡報的製作、參考資料裝訂、設備確認等。
列工作的目的在於盤點我們所有要做的事情，以方便後續工作順序的排列，以及資源盤點，當所有工作要項完成時，也就是工作績效達成的時候。因此工作盤點要特別仔細，身為主管可以在部屬盤點完工作之後，快速檢視是否有疏漏之處，以利後續工作執行的順利進行。
本節我們提到了
彼得 杜拉克(Peter F. Drucker)美國管理作家與管理顧問
組織目標的完成來自部門績效的展現，部門績效的展現，來自於個人工作項目的完成。因此，部門內要有哪些人做哪些事，能夠促進部門績效的達成。所謂高績效的執行力，就是每一部門或個人把企業組織的目標轉化成行動，並以終為始的把行動變成結果，在質與量兼顧下，有效率完成任務的能力。
因此，工作計畫就是「為了達到目標，而擬定做事方法的過程」
比方說五天四夜的旅遊行程，我們在做計劃的時候，要確認的事情有：
1.有哪些人一起去?
2.預計要花多少錢?每人平均預算是多少?
3.要用什麼方式進行旅遊?(腳踏車、機車、汽車、遊覽車、火車，還是其他)
4.要在什麼時間點前往?
5.要去哪些地方?要住在哪裡?要吃什麼?要玩什麼?
6.要準備哪些物品(衣服、背包、3C、裝備、藥品…)
透過以上的例子，我們可以知道，工作計畫有以下幾個特性：
- 工作計畫要明確、具體、可執行的目標
- 按照工作計畫操課，了解何時可以完成什麼工作
- 工作計畫除了工作項目外，也羅列了所需要的資源、預算、時間，以及可能的風險。
- 工作執行的結果是對自己，或者企業、組織會帶來改變與效益
如果有進行事先的規劃，在執行工作的過程當中，可以確認方向、控管過程，甚至可以提前發現執行過程中可能發生的問題。如果沒做規劃，雖然也是可以執行工作，但是對於目標、時間，以及面對突發狀況，就可能無法做事先的預防與準備。
那麼，我們要怎麼開始我們的工作計畫呢?
我們可以依照以下的步驟進行：列工作、排順序、定資源、估風險、落實執行。
第一節 列工作：展開工作要項
針對我們的年度目標，不管是企業營運目標有關、與部門改善或創新有關，或者是例行性的工作，或是主管交辦事項，為了達到上述的目標，我們要執行哪些計畫或工作要項，是我們在計畫展開要探討的。
比方說，資訊部門今年的重點工作目標之一，是要上線一款新的app服務，主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們要做的工作項目可能有：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線、行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、操作說明書設計、系統操作培訓、使用者回饋報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案等。
階段性的工作展開：也就是將工作計畫區分幾個階段，而每個階段各有需要執行的工作項目。
比方說：主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們可以區分以下幾個階段（如圖），每個階段應該要做的工作項目為：
分析階段：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告。
規劃階段：系統規格設計、行銷規劃、操作說明書設計。
執行階段：系統開發、系統測試、系統上線、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、系統操作培訓。
驗收階段：使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。
階段性的工作展開：是以流程的方式來展開工作的項目，它的優點是可以看到整個工作計畫的全貌，也方便執行者檢視工作項目是否有疏漏之處。
功能性的工作展開：也就是將工作計畫依照相同功能別歸類在一起，由單一功能別的單位或個人執行該功能別的工作項目。
比方說：主管指示：「到今年年底為止，app的目標註冊人數，要到達到5000人。」
關於這個年度專案，我們依照工作的項目區分三個功能別（如圖），每個功能別應該要做的工作項目為：
市調部：需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。
設計部：系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線。
行銷部：行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線。
客服部：操作說明書設計、系統操作培訓、線上教學。
功能性的工作展開：是以專業分工的方式來展開工作項目，它的優點是可以看到相同類型工作的內容，然後再依照流程來進行工作項目展開。
前兩個工作展開的方式，大多用於工作計畫展開的順序排列，在每日工作要項，或者臨時交辦要完成的工作，我們可以透過快速盤點進行分析，例如：今日被交辦「要在下午三點以前，完成主管交辦的專案會議安排」
關於這個交辦事項，我們要做的工作項目可能有：會議通知、場地安排、與會人員的選擇（包含代理人）、議題的準備、簡報的製作、參考資料裝訂、設備確認等。
列工作的目的在於盤點我們所有要做的事情，以方便後續工作順序的排列，以及資源盤點，當所有工作要項完成時，也就是工作績效達成的時候。因此工作盤點要特別仔細，身為主管可以在部屬盤點完工作之後，快速檢視是否有疏漏之處，以利後續工作執行的順利進行。
本節我們提到了
- 列工作是指，為了達到上述的目標，我們要執行哪些計畫或工作要項。目的在於盤點我們所有要做的事情，以方便後續工作順序的排列，以及資源盤點，當所有工作要項完成時，也就是工作績效達成的時候。
- 階段性的工作展開：是以流程的方式來展開工作的項目，它的優點是可以看到整個工作計畫的全貌，也方便執行者檢視工作項目是否有疏漏之處。
- 功能的工作展開：是以專業分工的方式來展開工作項目，它的優點是可以看到相同類型工作的內容，然後再依照流程來進行工作項目展開。
- 在每日工作要項，或者臨時交辦要完成的工作，我們可以透過快速盤點進行分析瞭解要完成工作的項目有哪些。
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