張力仁老師的型男拖行日誌
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                    3. 工作計畫的展開

                    工作計畫與日常管理|張力仁老師

                    工作計畫的展開

                    2023 May 22 工作計畫與日常管理
                    做正確的事比把事情做對更重要。
                    彼得 杜拉克(Peter F. Drucker)美國管理作家與管理顧問

                    組織目標的完成來自部門績效的展現,部門績效的展現,來自於個人工作項目的完成。因此,部門內要有哪些人做哪些事,能夠促進部門績效的達成。所謂高績效的執行力,就是每一部門或個人把企業組織的目標轉化成行動,並以終為始的把行動變成結果,在質與量兼顧下,有效率完成任務的能力。
                    因此,工作計畫就是「為了達到目標,而擬定做事方法的過程」
                    比方說五天四夜的旅遊行程,我們在做計劃的時候,要確認的事情有:
                    1.有哪些人一起去?
                    2.預計要花多少錢?每人平均預算是多少?
                    3.要用什麼方式進行旅遊?(腳踏車、機車、汽車、遊覽車、火車,還是其他)
                    4.要在什麼時間點前往?
                    5.要去哪些地方?要住在哪裡?要吃什麼?要玩什麼?
                    6.要準備哪些物品(衣服、背包、3C、裝備、藥品…)

                    透過以上的例子,我們可以知道,工作計畫有以下幾個特性:
                    1. 工作計畫要明確、具體、可執行的目標
                    2. 按照工作計畫操課,了解何時可以完成什麼工作
                    3. 工作計畫除了工作項目外,也羅列了所需要的資源、預算、時間,以及可能的風險。
                    4. 工作執行的結果是對自己,或者企業、組織會帶來改變與效益

                    如果有進行事先的規劃,在執行工作的過程當中,可以確認方向、控管過程,甚至可以提前發現執行過程中可能發生的問題。如果沒做規劃,雖然也是可以執行工作,但是對於目標、時間,以及面對突發狀況,就可能無法做事先的預防與準備。

                    那麼,我們要怎麼開始我們的工作計畫呢?
                    我們可以依照以下的步驟進行:列工作、排順序、定資源、估風險、落實執行。


                    第一節 列工作:展開工作要項

                    針對我們的年度目標,不管是企業營運目標有關、與部門改善或創新有關,或者是例行性的工作,或是主管交辦事項,為了達到上述的目標,我們要執行哪些計畫或工作要項,是我們在計畫展開要探討的。
                    比方說,資訊部門今年的重點工作目標之一,是要上線一款新的app服務,主管指示:「到今年年底為止,app的目標註冊人數,要到達到5000人。」
                    關於這個年度專案,我們要做的工作項目可能有:需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線、行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、操作說明書設計、系統操作培訓、使用者回饋報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案等。

                    階段性的工作展開:也就是將工作計畫區分幾個階段,而每個階段各有需要執行的工作項目。
                    比方說:主管指示:「到今年年底為止,app的目標註冊人數,要到達到5000人。」
                    關於這個年度專案,我們可以區分以下幾個階段(如圖),每個階段應該要做的工作項目為:
                    分析階段:需求調查、調查資料分析、資料彙總報告。
                    規劃階段:系統規格設計、行銷規劃、操作說明書設計。
                    執行階段:系統開發、系統測試、系統上線、行銷文案編寫、行銷宣傳上線、系統操作培訓。
                    驗收階段:使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。

                    階段性的工作展開:是以流程的方式來展開工作的項目,它的優點是可以看到整個工作計畫的全貌,也方便執行者檢視工作項目是否有疏漏之處。


                    功能性的工作展開:也就是將工作計畫依照相同功能別歸類在一起,由單一功能別的單位或個人執行該功能別的工作項目。
                    比方說:主管指示:「到今年年底為止,app的目標註冊人數,要到達到5000人。」
                    關於這個年度專案,我們依照工作的項目區分三個功能別(如圖),每個功能別應該要做的工作項目為:
                    市調部:需求調查、調查資料分析、資料彙總報告、使用者報告分析、系統確認驗收、效益分析、付款結案。
                    設計部:系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線。
                    行銷部:行銷規劃、行銷文案編寫、行銷宣傳上線。
                    客服部:操作說明書設計、系統操作培訓、線上教學。

                    功能性的工作展開:是以專業分工的方式來展開工作項目,它的優點是可以看到相同類型工作的內容,然後再依照流程來進行工作項目展開。



                    前兩個工作展開的方式,大多用於工作計畫展開的順序排列,在每日工作要項,或者臨時交辦要完成的工作,我們可以透過快速盤點進行分析,例如:今日被交辦「要在下午三點以前,完成主管交辦的專案會議安排」
                    關於這個交辦事項,我們要做的工作項目可能有:會議通知、場地安排、與會人員的選擇(包含代理人)、議題的準備、簡報的製作、參考資料裝訂、設備確認等。

                    列工作的目的在於盤點我們所有要做的事情,以方便後續工作順序的排列,以及資源盤點,當所有工作要項完成時,也就是工作績效達成的時候。因此工作盤點要特別仔細,身為主管可以在部屬盤點完工作之後,快速檢視是否有疏漏之處,以利後續工作執行的順利進行。

                    本節我們提到了
                    1. 列工作是指,為了達到上述的目標,我們要執行哪些計畫或工作要項。目的在於盤點我們所有要做的事情,以方便後續工作順序的排列,以及資源盤點,當所有工作要項完成時,也就是工作績效達成的時候。
                    2. 階段性的工作展開:是以流程的方式來展開工作的項目,它的優點是可以看到整個工作計畫的全貌,也方便執行者檢視工作項目是否有疏漏之處。
                    3. 功能的工作展開:是以專業分工的方式來展開工作項目,它的優點是可以看到相同類型工作的內容,然後再依照流程來進行工作項目展開。
                    4. 在每日工作要項,或者臨時交辦要完成的工作,我們可以透過快速盤點進行分析瞭解要完成工作的項目有哪些。
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