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工作計畫與日常管理｜張力仁老師

排列工作優先順序

2023 May 26 工作計畫與日常管理

排順序：排列工作的執行順序

當工作項目列出來之後，會發現要做的工作好多，每個工作看起來都很重要，到底要先做哪一個，如果不做工作順序的排列，會發生多頭馬車，這個也沒完成，那個也沒完成的窘境。
相信大家都可能遇過以下的狀況：每天上班除了有既定的工作計畫要做之外，也會面臨手上工作發生問題要解決，因為專案的需求，其他部門前來溝通，期望協助的事項很多，當然，可能還會接到客戶層出不窮的詢問電話；就在工作時間爆炸的時刻，我們的主管又來湊一腳，臨時交辦了一些工作指示，面對手上所有的工作，以及每個人都說很急的情況下，我們該怎麼處理呢?
透過以上的例子我們可以知道，面臨很多工作的交辦，如果沒有做妥善的安排優先順序，就會造成花最多的時間卻沒有最好的產出，也就是沒有效率。如果有好的優先順序排列，可以幫助我們妥善完成工作，並且兼顧效率與效果。

當面對接踵而來的工作，我們可以快速想過以下的問題：
第一、確認是否有處理過的經驗
第二、確認處理的難度
第三、估算可能花費的時間
第四、依照重要急迫排序

確認是否有處理過的經驗
有處理過的經驗，不管是不是重要或急迫，至少在心裡面，我們會這樣想：「呼！好里加在，我知道該怎麼辦！只要透過1-2-3-4-5步驟，或者記得在哪個過程要去找誰詢問或協助，這件事情就能夠妥善地完成。」
如果是沒有處理過的經驗，當然，在心裡面的OS就是另外個聲音：「慘了！完全沒處理過耶，怎麼辦?」，雖然這樣心情很糟，不過也給自己另外一個聲音，就是：「沒關係，我可以內部找資源，外部找援助，總是有辦法的！」
所以，優先處理有經驗的工作，因為我們熟悉它的狀況，瞭解執行的步驟，因此能夠在預期中的時間內完成，然後爭取更多的時間來好好面對沒有經驗的工作與狀況。
比方說，「要在下午三點以前，完成主管交辦的專案會議安排」
有經驗的事情包括：會議通知、場地安排、參考資料裝訂、設備確認…等。
沒有經驗的事情可能是：與會人員的選擇（包含代理人）、議題的準備、簡報的製作…等。
因此在經驗的事項快速完成後，投入最大的時間來確認人員、以及進行相關會議內容的準備。

類別	工作項目
有經驗的項目	會議通知
	場地安排
	資料裝訂與確認
	設備確認
沒有經驗的項目	與會人員的選擇（須向主管確認）
	議題的準備（須向主管確認）
	簡報的準備（向主管確認）

確認處理的難度
有經驗的事情被釐清出來之後，接下來我們要做的事情就是來盤點這些工作的困難程度，以及預計花費的時間的長短。
所謂的困難程度，和能力與職位權限有關，這和前面我們所提到的「重要性」不太一樣。
重要性，是指工作對績效佔比的百分比，百分比愈高愈重要。或者是這個工作對後續的影響程度。影響度愈高愈重要。
而困難度有兩種，一個是「現有工作能力能夠完成這個工作的程度」。
現有能力可以輕鬆完成，就代表困難度很低；現有能力不容易完成，或者無法完成，代表困難度很高
另一個則是「本身目前的職位與權限能否決定」。
本身職務權限能夠完全決定的，代表困難度很低；本身職務權限無法決定的，代表困難度很高。
比方說我們剛剛提的例子，「要在下午三點以前完成主管交辦的專案會議安排」
在「與會人員的選擇（包含代理人）」、「議題的準備」上，由於本身並非專案工作團隊的成員，因此對於問題與參與成員的屬性並不瞭解，這些必須由交辦主管協助我們來處理外，其他如會議通知、場地安排、參考資料裝訂、設備確認…等，都是相對比較容易處理安排的。

類別	工作項目
本身職權能決定	會議通知
	場地安排
	資料裝訂與確認
	設備確認
本身職權無法決定	與會人員的選擇（須向主管確認）
	議題的準備（須向主管確認）
	簡報的準備（向主管確認）

所以，優先處理困難度低的工作，因為是我們能力與權責能夠執行的，因此能夠在預期中的時間內完成；然後爭取更多的時間，來好好面對困難度較高的工作與狀況。

估算可能花費的時間
依照我們的能力、權限與事情的困難度等面向，來「主觀」的評估判斷要完成這個工作大該要花多少時間。
比方說我們剛剛提的例子，「要在下午三點以前完成主管交辦的專案會議安排」
依照我們的能力與權限，我們各項工作預計完成的時間可能為：
會議通知10分鐘、場地安排5分鐘、資料裝訂與確認20分鐘、設備確認5分鐘
與會人員的選擇（須向主管確認）：5分鐘、議題的準備（須向主管確認）：5分鐘、簡報的準備（向主管確認）：30分鐘。總計需要工作時間：80分鐘。

工作項目	預估時間
會議通知	10分鐘
場地安排	5分鐘
資料裝訂與確認	20分鐘
設備確認	5分鐘
與會人員的選擇（須向主管確認）	5分鐘
議題的準備（須向主管確認）	5分鐘
簡報的準備（向主管確認）	30分鐘
總計需要工作時間	80分鐘

依照重要急迫排序
一般我們提到優先順序，就會想到「重要性」與「急迫性」兩個關鍵詞。
所謂重要性，是指工作對績效佔比的百分比，這百分比在目標設定中，就是「權重」，百分比愈高愈重要。或者是這個工作對後續的影響程度。影響度愈高愈重要。
所謂急迫性，就是我們能夠處理這個工作的時間長短。處理的時間愈短愈急迫，處理的時間愈長愈不急迫。
依照重要與急迫兩個指標，我們分成四個象限：「高重要、高急迫」、「高重要、低急迫」、「低重要、高急迫」、以及「低重要、低急迫」

請問以下的工作，分別屬於哪一種類型的呢?
1.因為專案工作遇到瓶頸，可能會影響時程進度。主管交辦要於今日下午三點以前召集專案相關人員進行跨部門溝通會議。
2.為了儲備業務與行銷管理人才，總經理希望在今年度辦理儲備幹部訓練
3.總務部同事發了一個下午茶的團購，在下午兩點前要回覆
4.Email信箱裡面累積了許多必須今日內回覆的例行報表

專案工作會議因為涉及專案進度的影響，因此屬於高重要；現在交辦，下午三點就要召開會議，因此屬於高急迫。
儲備幹部訓練對未來管理階層的傳承有重大影響，因此屬於高重要；只要在今年內舉辦，並沒有設定固定時間，因此屬於低急迫。
下午茶的團購，對工作來說並沒有重大影響性，因此屬於低重要；今天沒有吃到下午茶，改日再吃也是可以，因此屬於低急迫。
要回覆的報表，屬於例行性的工作，因此屬於低重要；因為要在今日內回覆，因此屬於高急迫。
不曉得您答對了嗎?

知道了工作的優先順序的分配之後，那麼事情的處理的優先順序又是如何呢?
首先要做的，自然就是「高重要、高急迫」的事情、以及最後要安排做的是「低重要、低急迫」的事情。
以上述的案例來說，就是優先處理「高重要、高急迫」的「專案會議的安排」，最後處理的，就是「低重要、低急迫」的下午茶的團購。
那麼請問大家：「高重要、低急迫」，以及「低重要、高急迫」誰要優先執行呢?
答案是，低重要、高急迫的事情優先於高重要低急迫的事情。為什麼呢?
它的關鍵就在於「高重要、低急迫」的事情是要花比較多的時間去處理，所以要有更多的思考、安排、規劃。「低重要、高急迫」的事情，大多屬於緊急的問題解決，或者是過往經驗與資源比較容易取得與處理的。
在假設所有工作都要在今天內處理完成的前提下，快速的將「低重要、高急迫」的事情解決後，就能夠爭取更多的時間來進行「高重要、低急迫」的工作。當然，如果低重要高急迫的工作，有辦法在溝通協調下延緩交付時間，自然就能夠先以高重要、低急迫的工作優先執行。

以本案例來說，我們先給自己一小時的時間把email裡的訊息瀏覽一遍，然後將例行性的工作迅速處理完畢。然後再給自己兩個小時的時間，好好的進行儲備幹部的需求分析與規劃，最後提出方案。

工作項目	處理順序
優先處理下午三點召開專案會議	1
快速處理要回覆的例行報表	2
花最多時間進行儲備幹部訓練計畫	3
可有可無的下午茶的團購	4

因此，回到我們「要在下午三點以前完成主管交辦的專案會議安排」的工作優先順序為：
議題的準備（高重要、高急迫）：5分鐘
與會人員的選擇（高重要、高急迫）：5分鐘
場地安排（高重要、高急迫）：5分鐘
會議通知（高重要、高急迫）：10分鐘
簡報的準備（高重要、低急迫）：30分鐘
資料裝訂與確認（高重要、低急迫）：20分鐘
設備確認（低重要、低急迫）：5分鐘
總計需要工作時間：80分鐘。

工作項目	重要急迫性	預估時間
議題的準備（須向主管確認）	高重要、高急迫	5分鐘
與會人員的選擇（須向主管確認）	高重要、高急迫	5分鐘
場地安排	高重要、高急迫	5分鐘
會議通知	高重要、高急迫	10分鐘
簡報的準備（向主管確認）	高重要、低急迫	30分鐘
資料裝訂與確認	高重要、低急迫	20分鐘
設備確認	低重要、低急迫	5分鐘
總計需要工作時間		80分鐘

透過以上的例子我們可以知道，「高重要、高急迫」的是要趕緊發出會議通知，因此，會議通知的內容，包含本次專案會議要討論的議題、哪些人員要參加，要在哪裡進行會議，時間多久…等，就要優先趕緊確認與處理。
會議通知發出之後，再花最多時間與主管進行簡報的製作（高重要、低急迫），然後將會議中要發給每位與會者的各項資料進行裝訂，或寄發電子檔（高重要、低急迫），最後在開始會議前，再進行設備的測試與確認（低重要、低急迫）。

每天都有做不完的事情，重要急迫誰說了算？
部屬每天有做不完的事情，上級交辦、跨部門插單，主管總是認為部屬沒有把時間放在對的地方，部屬有問題也不敢向主管反映與確認，對於和客戶溝通的報告，也無法完整估算可交付時程，導致工作常常延遲。

通常會發生以上的狀況有幾個可能的原因有：
工作在交辦時候，主管與部屬沒有做有效的溝通與佈達，讓彼此知道工作的重要性與排序，以及日常工作管理的過程中，部屬面對狀況沒有及時或正確地將訊息讓主管知悉，以致於主管在檢視工作的當下，才發現部屬的工作進度與內容，與自己預期的不太一樣。當然這其中也涉及主管團隊領導的狀況，才會讓部屬有不敢向主管反應與確認的情形。
因此，主管在交辦工作的時候，同時也要協助部屬進行目前手上工作的狀態與進度，協助部屬進行工作的排序，或給予必要的資源與支援，讓部屬可以將時間用在對的地方，將工作任務順利完成。

排順序的目的在於瞭解我們手上所有的工作要項，哪些要優先處理、哪些要花最多時間處理，有助於確認哪些是目前「對的事」。由於日常工作中「臨時交辦事項」與「突發狀況」特別多，因此主管在交辦任務的當下，也要隨時和部屬進行工作盤點與優先順序排列，必要時給予部屬應有的資源與支援，以利部屬能夠「做對的事」，也能有效「把事情做對」。

本節我們提到了

當面對接踵而來的工作，我們可以快速想過以下的問題：確認是否有處理過的經驗、確認處理的難度、估算可能花費的時間、依照重要急迫排序。
在經驗的事項快速完成後，投入最大的時間來確認人員、以及進行沒有經驗的事項準備。
優先處理困難度低的工作，因為是我們能力與權責能夠執行的，因此能夠在預期中的時間內完成；然後爭取更多的時間，來好好面對困難度較高的工作與狀況。
依照我們的能力、權限與事情的困難度等面向，來「主觀」的評估判斷要完成這個工作大該要花多少時間。
優先處理「高重要、高急迫」的事情、以及最後要安排做的是「低重要、低急迫」的事情。
在假設所有工作都要在今天內處理完成的前提下，快速的將「低重要、高急迫」的事情解決後，就能夠爭取更多的時間來進行「高重要、低急迫」的工作。當然，如果低重要高急迫的工作，有辦法在溝通協調下延緩交付時間，自然就能夠先以高重要、低急迫的工作優先執行。
主管在交辦任務的當下，也要隨時和部屬進行工作盤點與優先順序排列，必要時給予部屬應有的資源與支援，以利部屬能夠「做對的事」，也能有效「把事情做對」。