日常績效管理這樣做！主管的輔導與回饋實戰技巧 | 張力仁

主管日常績效管理與指導回饋

在現代企業中，主管的角色不僅僅是分派工作，更重要的是能夠有效管理日常工作、追蹤進度、解決問題，並協助團隊提升績效。以下將從工作計劃展開、任務分派、進度追蹤、問題解決、同仁輔導與溝通，以及工作紀錄的製作等方面，探討主管如何進行日常績效管理，確保團隊朝著目標前進並達成成果。

 

一、目標設定與工作計劃展開

績效管理的第一步是目標的設定。
目標應該具備明確性與可衡量性，並且符合團隊的實際能力及公司整體發展策略。

在設定目標後，主管需將其轉化為具體的工作計劃，細分為多個階段性任務，並以時間表與優先順序確保各項工作能按時完成。（請參閱：2025 目標設定實戰全攻略）

工作計劃展開的關鍵在於對任務進行合理拆解。每一個細化的任務應明確界定其預期成果，並考慮不同人員的專業能力與經驗背景。

主管需要清楚了解團隊成員的優勢與劣勢，為每位同仁分派最適合的任務，讓他們發揮所長。同時，為了避免資源重疊或任務模糊，主管應在分派任務時清楚界定每個成員的職責範圍。
（請參閱：主管必學「高效能目標執行力」：掌握兩大關鍵三個工具幫你提升團隊執行力）

二、進度追蹤與日常管理

在工作進行的過程中，主管需持續追蹤任務的執行情況，確保進度不偏離原訂計劃。

日常的進度追蹤通常包含以下幾個層面：

1. 工作進度檢核：

   定期查看各項任務的完成比例，了解是否有在進度中。

2. 工作報告檢視：

   要求同仁定期提交工作報告，對工作內容、執行過程以及成果進行說明，幫助主管快速掌握全局。
   因此，我們的工作報告要透過「TSAR法則」，也就是包含：Task 任務內容、Situation 狀況說明、Action 採取行動，以及 Result 結果後續。
   

   【範例】

   Ｔ 任務內容：開發新客戶使用ＯＯ產品
   Ｓ 狀況說明：面臨同業性能更強之產品挑戰
   Ａ 採取行動：
   a1.協調客戶給予更多評估機會
   a2.協調原廠加速更新樣品
   Ｒ 結果後續：
   r1.客戶同意繼續評估
   r2.原廠樣品性能有改善

   
   如此便能有機會在期中發現進度延遲的狀況，並即時進行問題的解決與修正，後續也可透過TSAR進行定期工作報告，確保階段性交付的落實。

3. 日常溝通與回饋：

   通過例會或日常對話，及時了解同仁的狀況，並針對潛在問題進行討論。
   在此過程中，主管應該保持高效的監控，但避免對同仁進行過度干涉，以免產生不必要的壓力。
   信任與支持是主管與同仁之間建立良好合作關係的基石。
   
   

三、問題解決的流程與方法

在執行任務的過程中，難免會遇到各種問題或挑戰。
主管的能力在此時尤為重要，必須具備解決問題的系統性思維和決策能力。

1. 狀況描述：

   主管需透過使用「5W2H」的方式協助同仁清楚描述問題，找出事件的背景與影響範圍，確保每個問題都被全面理解。

2. 問題分析：

   主管可以透過「5WHY」分析或「魚骨圖」等工具進行問題原因的分析，確保找出核心問題，而非只解決表面症狀。

3. 制定決策：

   基於分析結果，主管可以透過「魚骨圖」或者「系統圖法」帶著同仁制定切實可行的解決方案，並與相關同仁溝通以取得共識。
   

在解決問題時，主管不僅需要提供指導，更要以身作則，展現應對挑戰的正面態度，幫助同仁建立信心與解決問題的能力。（請參閱：主管怎麼做問題分析與解決|高效問題分析解決術）

 

四、同仁能力不足時的輔導策略

當主管發現同仁在能力上有所不足時，適時的輔導與訓練是必不可少的。

1. 量身定做培育計劃：

   根據同仁的不足之處，設計針對性的指導計劃，例如提供技術培訓、推薦相關資源，或者進行實際操作的演練。

2. 擬定工作指導分解表：

   針對所需要指導的工作項目，製作步驟（WHAT）、方法（HOW），並且針對每個操作的應注意事項特別提醒與註記（WHY）。

3. OJT即時指導：

   透過在職訓練（On Job Training）的方式，即時幫助同仁理解並應用所學知識。

4. 持續跟進與驗收：

   訓練結束後，主管應定期跟進同仁的進步情況，給予適當的反饋與鼓勵，確保他們能逐步提升自身能力。

 

透過系統化的輔導，同仁不僅能克服當前的挑戰，還能為未來的任務做好準備，實現個人與團隊的共同成長。（請參閱：新世代部屬培育的應注意事項 ）

 

五、同仁意願不足時的有效溝通

如果同仁在執行任務時表現出意願不足，主管應採取建設性的方法進行溝通，了解背後的真正原因。

1. 一對一面談：

   為避免同仁感到壓力或尷尬，主管應以私密的方式進行對話，營造放鬆的氛圍。

2. 溝通三明治法則：

• 第一層：讚美肯定。
  先肯定同仁的優點與努力，讓他們感受到被重視。

• 第二層：釐清問題。
  針對具體問題進行詢問與分析，了解意願不足的原因（如目標不清楚、缺乏動力或外在因素干擾）。

• 第三層：解決方案。
  就事論事，提供實際可行的建議。

• 第四層：鼓勵支持。
  表達對同仁的信任與支持，幫助他們重新找到工作的熱情。

良好的溝通不僅能解決當下的問題，還能讓同仁感受到主管的關懷，進一步增強對團隊的歸屬感與投入度。（請參閱：部屬培育的流程步驟與案例）

 

六、日常工作紀錄的製作

最後，主管需要將整個績效管理的過程進行記錄，包括：

1. 問題描述：

   記錄在執行過程中出現的問題及其影響。

2. 解決方式：

   詳細說明採取的措施及其成效。

3. 進度成果：

   評估問題解決後的工作完成情況，並與原定目標進行對比。

這些紀錄不僅能為未來的管理提供寶貴的經驗，也能作為同仁績效評估的依據，幫助主管更全面地了解每位同仁的表現與成長。

 

結語

日常績效管理是一項系統化且需要持續投入的工作。
透過目標設定、任務分派、進度追蹤、問題解決、同仁輔導與溝通，主管能夠有效地引導團隊邁向成功。同時，詳細的工作紀錄能幫助主管在回顧過程中總結經驗，不斷提升自身的管理能力。在這樣的循環下，主管與團隊都能在工作中持續進步，實現雙贏的結果。

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