主管必學「高效能目標執行力」：掌握兩大關鍵三個工具幫你提升團隊執行力 | 張力仁

 

【管理案例】不知所措的Peggy

Peggy 在年初時，被主管Amy 交辦要開發一個新的APP，主管同時指示到今年年底為止，APP的目標註冊人數，要到達5000人，Amy 同時請Peggy 將這個工作設定為今年度工作目標之一。
Peggy 百思不得其解這個工作要做到怎樣的程度？何時完成，預算要抓多少？在許多資訊不完全的情況下，Peggy 真是傷透了腦筋。
 

工作或專案的目標落實執行，目的在於「將計畫變成結果」，主管本身要有「時間管理」的觀念之外，也要協助同仁做好每個工作時間的有效安排，搭配工作優先順序的排列，讓所有的工作項目都能夠如期、如質、如預算的完成，這就是高效能的執行力。

 

【關鍵1】以甘特圖落實時間管理

一般在工作的管理上，很常會使用「甘特圖」來進行「時間管理」，這能夠讓團隊成員一眼看出每個工作項目該啟動和完工的時間。甘特圖主要用來表示各個任務執行的時間，所以在製作圖表時要包含三個要素：
工作項目、執行天數、起迄時間。

「甘特圖」的製作方式

1. 列出所有工作要項
2. 設定預計執行天數
3. 設定各項工作的起訖時間
4. 繪製工作甘特圖

 

以Peggy的工作目標為案例

Peggy 在主管Amy 的協助下，以甘特圖進行時間管理

• 列出所有工作要項：

工作目標：「到今年年底為止，APP的目標註冊人數，要到達到5000人。」
Peggy 所屬的設計部要完成的工作項目是：系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線。
 

• 設定預計執行天數：

針對各個工作項目，透過專案團隊共同討論評估，各工作完成所需要時間。
比方說，針對系統開發上線的時程預估：

• 系統規格設計：10個工作天
• 系統開發：30個工作天
• 系統測試與修正：10個工作天
• 系統驗收：5個工作天

• 設定各項工作的起訖時間：

在完成工作項目執行天數預估之後，
接下來就將每個工作套用在行事曆中，設定每項工作的起迄時間。
比方說，針對系統開發上線的執行日期安排：

• 系統規格設計：5/1-5/10
• 系統開發：5/11-6/09
• 系統測試與修正：6/10-6/19
• 系統驗收：6/20-6/24

• 繪製工作甘特圖

依據上面的案例資訊繪製工作甘特圖，如圖所示




當Peggy的主管Amy發現工作並沒有照著甘特圖的進度執行，如果沒有照著進度完成系統驗收，將會影響後續的APP上線及會員招募的行銷計畫，這樣對於「到今年年底為止，APP的目標註冊人數，要到達到5000人。」這個目的，就會無法順利達成了！

【關鍵2】提升目標執行力

經常在實務的工作現場會發現，即使我們事前做了很好的規劃與評估、事中也落實按表操課，為什麼還是會發生執行力不彰的狀況呢？

• 目標執行力不彰的可能原因：
   

  1. 計畫沒有進行跟催與調整

  2. 計畫變更頻繁，而且真的很煩

  3. 主管本身搞不清楚狀況，或是很堅持自己的想法導致遲遲無法進行下一步

 

• 提升目標執行力方法1. 以「FAST法則」落實工作管理

  計畫沒有進行後續的跟催與調整

很多主管認為工作計畫展開與任務交辦之後，執行就是同仁自己的事情了，加上自己本身也有主辦的工作，因此就疏於與同仁進行工作的跟催與確認，導致工作結果會發生與預期落差的情況。

因此，有效落實工作管理，可以透過FAST法則：
 

1. Frequently discussed 工作要經常性的討論：

意思是主管雖然不需要時時刻刻去關心同仁目前執行的狀況，但是也要花時間與同仁討論工作的進度，以及過程中可能發生的狀況，以便能即時發現問題，即時解決。
 

2. Ambitious 大膽授權：

我們在前面單元有提到，主管為了培育同仁工作能力的提升，有時候必須承擔同仁可能犯錯的風險，只要主管安排資深同仁進行協助，以及做到前述的經常性討論，就能檢核同仁目前的執行狀態。
 

3. Specific 指令要明確：

達到指令明確的方式就是達到SMART原則，也就是具體、量化、可達到、相關，以及有期限。主管對於指令的下達要有決斷、並且對指令的內容要負責任。最後，對於團隊要深具信心，如此才能做到團隊執行一致性。
 

4. Transparent 目標與執行要公開透明：

計畫執行中最重要的就是主管與同仁之間的「狀況共有」，也就是資訊共有、問題共有、資源共有、成果共有。實務上的進行方式就是使用「看板管理」，將工作團隊目前所要完成的工作項目，與目前工作的進度，清楚明白的更新在看板之上。團隊成員為自己所負責的項目負責進度與品質，透過定期討論來解決工作進行中所發生的狀況。

『看板管理』範例如下圖所示


 

• 提升目標執行力方法2. 以「TSAR法則」進行工作報告與紀錄

  計畫變更頻繁，而且真的很煩

目前環境變化迅速，可能因為一個國際事件的發生，就牽動整個國際市場與需求的變化，最後影響產業的生態，以及企業的營運模式。

所謂「唯一不變的，就是變」。

現在工作與專案流行「敏捷式」管理，「敏捷」並不是快速，其原文「Agility」的意思是「保持靈活的身段」，相較於過往的工作要恪遵「PDCA」的流程，也就是「規劃」完成之後才做「執行」，
執行過程中發生問題來進行「檢核與調整」。

敏捷的工作管理，強調邊談邊做，邊做邊確認，邊確認邊修改，以便在需求不明，或完成度不大的情況下能夠有更多彈性做修改

正因為敏捷的工作環境要面對經常性的變動，身為主管也需要做好以下的心態與工作：
 

1. 培養正向積極的態度：

成功人士的七個習慣裡，第一個習慣是「主動積極」，其意思是遇到狀況、挫折與危機的時候，與其花很多時間抱怨自己無法改變的，不如花時間去想想「我可以怎麼做」。透過應變計畫的擬定，資源盤點與應用，總是會有解決的方法讓現況得以改善。
 

2. 與工作關係人保持良好的溝通：

隨時與本身工作相關的人，包括老闆、客戶、同仁、跨部門，以及外部單位，保持「三有」，也就是資訊共有、狀況共有，以及成果共有。如此就能在發生變化的當下，取得各方意見的整合，
以利後續決策的參考。
 

3. 定期工作進度報告：透過TSAR法則

現在敏捷的工作模式強調「階段性」交付，也就是將整個工作交付區分好幾個階段，每個階段都要與工作關係人進行溝通與確認，好處是可以即早發現問題，即早做解決與修正。

因此，我們的工作報告要透過「TSAR法則」，
也就是包含：Task 任務內容、Situation 狀況說明、Action 採取行動，以及 Result 結果後續。

【以Peggy的案例而言】
Ｔ 任務內容：系統建置規格設計
Ｓ 狀況說明：建置規格仍未定案影響設計的進行
Ａ 採取行動：跨部門於2天內進行最終確認
Ｒ 結果後續：進度調整與改正完成

如此便能有機會在期中發現進度延遲的狀況，並即時進行問題的解決與修正，後續也可透過TSAR進行定期工作報告，確保階段性交付的落實。
 

• 提升目標執行力方法3. 以「換位思考」持續與上級主管保持良好溝通

  主管本身搞不清楚狀況，或是很堅持自己的想法導致遲遲無法進行下一步

我們的主管也是人，他們和我們一樣要面對他們的上級主管，也有其困境與狀態。
因此我們要試著「換位思考」，我們可以怎麼做，可以幫助我們的主管可以提出好的對策與方法。
以下有幾個做法可供參考：

1. 當主管很有主見時：

當在我們表達專業的想法，而主管非常堅持其想法時，我們就採用主管的方式來進行，不管那樣的結果是好還是壞，總之要讓主管看到成果。或許下一次就有改善的空間。

2. 當主管沒有想法時：

我們就提出三個版本的方案，並且說明各方案的利弊，讓我們主管有所選擇。

3. 當主管有想法不願說時：

我們可以提出三個版本的方案讓主管來推翻，然後讓主管告訴我們他心中真正的想法是什麼。



因此，透過FAST的工作管理、TSAR的工作報告與記錄，以及不間斷與上級主管溝通確認，就能降低執行力不彰的因素。


總結本文重點

• 以甘特圖落實時間管理：主要用來表示各個任務執行的時間，包含工作項目、執行天數、起迄時間，讓團隊成員一眼看出每個工作項目該啟動和完工的時間
• 發生執行力不彰可能因為：計畫沒有進行跟催與調整、計畫變更頻繁，主管本身搞不清楚狀況，或是很堅持自己的想法導致遲遲無法進行下一步。
• 有效落實工作管理，可以透過FAST法則：工作要經常性的討論、大膽授權、指令要明確、目標與執行要公開透明。
• 遇到計畫不如變化的心態與作為：培養正向積極的態度、與工作關係人保持良好的溝通、定期工作進度報告TSAR

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