高績效主管｜主管應具備的8大管理能力與提升方法｜張力仁｜2024

長期研究與輔導企業的戴明博士W. Edwards Deming)曾說：「一位管理者的工作就是將系統裡各成員的努力加以整合，以達成組織原先設定的目標。」
意思也就是主管的任務就是為了達到「組織的目標」，透過「讓員工不但有能力也有意願」的管理手法，產生工作的成果。因此一個好的主管不但能完成組織交辦的任務，也就是「管事」，並且也要懂得「理人」，管事理人，就是管理。
在大缺工時代下，
員工理想的主管是什麼樣的？新世代環境下，好主管應該要具備哪些的能力與特質？企業如何有效提升主管管理能力呢？本篇文章一次提供完整的框架與建議
基中高課程大綱參考：https://tangyu-consultant.com/blog/management-course

一、員工理想的主管需要有哪些能力

今年度在從事管理課程的過程中，我都會讓參與的學員針對「理想主管應具備的能力與特質」寫下自己認為新世代的主管應該要有什麼樣的能力，或者表現出什麼樣的特質，才是一位「好的主管」。經過統計結果顯示（如表），前兩名的溝通能力、當責，幾乎佔了一半以上的比重，其次是領導力、情緒管理、解決問題的能力，以及專案能力，最後是工作指導、決策力、個人特質，與執行力。意思是，不是其他管理特質不重要，一個主管如果對事沒有擔當、又沒有良好的溝通能力，那麼即使有再好的領導、EQ以及專業能力，也不能「帶人帶心」，創造出高績效的結果。

其中第一名的「溝通能力」面向又包含：要會傾聽、要能同理、要能包容、要能體察部屬真實的聲音、能夠多元的角度暸解問題的本質、能夠適當向上反映、能夠與跨部門有好的溝通技巧、、能言善道...等。
第二名的「當責」面向包含了：要能以身作則、有肩膀、能挺部屬、能肩負部門成敗、能槍口一致對外、能勇於負責...等。
第三名的「領導力」面向包含了：目標明確、能充分授權、能用人不疑，疑人不用、能賞罰分明、懂得如何激勵鼓舞士氣...等。
從這些統計資料，以及課堂中學員的歸納回饋可以知道：

1.新世代主管在「對事」的表現上要有「當責」

包含對企業目標的了解、對組織人員的任務分工與成果要能妥善分配，如此才能對外表現「對部門的績效能夠承擔，對部屬的表現能夠支持」

2.在「對人」的表現上要有「溝通的能力」

而其背後是來自於良好的團隊氛圍、信任的建立，日常的關懷等，只要再加上良好的「說話結構」，就能夠有好的溝通過程與雙方接受的結果。

二、高績效領導者/主管 應具備的8大關鍵能力有哪些？

承接上述統計資料的結果，一個好的主管要能夠兼顧「對事」與「對人」的管理，不但能成為一個「理想的主管」，更可以帶領團隊創造「高績效」，我整理以下八個關鍵的能力。

1.主管角色 當責承擔：

主管在團隊帶領上要扮演的角色很多，不但要以身作則帶頭將自己的工作做好，扮演領頭羊的角色；也要能夠像軍師一樣，與團隊一起規劃工作執行方式；除了要了解職掌、工作內容、目標外，更需要花時間扮演心靈導師的角色，在與團隊成員的互動與溝通上，包含對同仁工作能力、特質，以及對工作的期待與管理期望等，能夠有近一步的認識與瞭解。

2.目標設定與任務分派：

部門主管承接上級主管的目標依照自己的權限，以及工作的範圍來進行目標的拆解。也就是「為了完成上一階層的目標，我們要完成什麼樣的工作」的方式來做部門目標設定與任務分配。工作的分配依照工作應具備的知識、技能、態度等條件（又稱資格條件），比對部屬現有的能力來決定承擔的工作。主管兼顧任務達成與部屬培育的面向進行工作的分派，並且與部屬共同討論，暸解其能力與發展意願下，取得共識的結果，就能降低工作分配上的阻礙。

3.計畫展開與日常管理：

根據部門的目標設定，進行工作執行計畫的擬定，其中包括：為了達到上述的目標，我們要執行哪些計畫或工作要項。目的在於盤點我們所有要做的事情，以方便後續工作順序的排列，以及資源盤點，當所有工作要項完成時，也就是工作績效達成的時候。而主管在交辦任務的當下，也要隨時和部屬進行工作盤點與優先順序排列，必要時給予部屬應有的資源與支援，以利部屬能夠「做對的事」，也能有效「把事情做對」。

4.問題分析與工作改善：

好的問題描述可以幫助自己、主管，或者跨部門溝通時，暸解發現什麼問題點。而好的問題分析著重在因果關係的連結，主管必須要善用問題分析的工具與手法暸解問題發生的真正原因。最後將問題真因、可行方案，以及決策考量點羅列出來，再依照重要性進行相對評分，找出最適當的可行決策。身為主管除了要能夠帶領團隊發現工作目前異常狀況、分析可能的原因，並且先制定解決當下狀況的「治標」決策，更要做預防未來再次發生的「治本」決策。 

5.職場好的溝通藝術：

在2023年主管課程中調查，溝通能力是所有主管應具備能力中被提出最多的一項，原因就在造成職場溝通的障礙有：專業認知不同，不懂得換位思考；每個人都有其個性與風格，以及溝通的雷區；不會使用好的溝通語言進行工作與人際上的溝通，所以經常產生衝突。職場溝通的藝術，遵循「個、位、好」三大原則，也就是暸解「彼此的個性」、「換位思考」，以及運用「好的溝通模式」來進行有效的溝通。

6.部屬培育與工作指導：

主管不但要有績效管理的能力，更需要針對部屬能力的落差進行必要的工作指導，以及對於部屬未來的職涯發展進行培育的規劃與訓練。在能力的培養上，通常會採取三種方式來培育部屬的能力在職訓練(簡稱OJT)、自我發展(簡稱SD)、派外訓練(簡稱Off-JT)。意願上的培養，針對不同類型的部屬，透過授權、瞭解部屬心理狀態曉以大義、給予培訓與指導，以及堅持原則與規定的方式。 

7.團隊領導與共識建立：

不論是新手主管、資深主管，甚或是空降主管，在領導工作的現場，要花更多時間在「如何規劃」、「如何帶領」，和「如何教」。而在面對新世代加入團隊的領導過程當中，更重要的是「莫忘初衷」。與新世代的溝通與相處原則：首先，對年輕夥伴的表現要多加肯定。其次，多讚美他們。第三，給他們自由與空間。最後，多花些時間與他們相處。 

8.績效管理與員工發展：

績效管理，是為了達到組織的目標，讓員工有能力與意願去達成結果的管理作為。主管在績效管理中必須認知的是：績效評核的關鍵，在於背後的管理意涵，對於表現優秀的員工，公司應給予適當的激勵和留任措施，針對績效表現中等的員工，則提供各種教育訓練及獎勵措施，至於那些表現不佳的員工，需要進一步的釐清問題，進而解決這個績效不佳的問題。最後透過「績效面談」將部屬做得好的地方以及未來需要強化之處進行對談與說明，依照公司的員工發展策略進行未來能力的培育與發展。

三、自己如何提升管理能力方向：

沒有人天生就會當主管，也不是誰天生都具備溝通能力，然而這卻是做主管的一個很必要的能力。
我們可以透過四個步驟來自我學習：
望：透過企業內部會議與讀書會，看看各部門主管都是怎麼思考、怎麼做
聞：參加企業主管培訓課程，透過外部講師的說明，看看同業主管都怎麼做
問：想一想自己想要成為什麼樣的主管
切：聽他人的故事，走自己的路，展開自己的行動與學習計畫

四、企業如何有效協助主管提升管理能力呢？

許多人資夥伴常常問我這個問題，除了線上線下主管管理能力培訓課程之外、透過有效的主管目標設定、績效考核及面談、明確的主管職能設定、主管核心職能的推廣、晉升評鑑制度，都可以讓主管自我學習跟成長動力提升之外，也可有明確指引

1. 界定企業主管應具備的管理職能，明確評核標準。

企業應該對每個階層的主管明定應具備的管理職能，以及符合的標準，不論是透過系統化的測評，或者是職能問卷統計與訪談，透過這些標準與依據，讓主管暸解自己本身管理職能的程度。

2.請公司對主管進行培訓

主管是績效指標的制定者，也是績效管理的執行者，因此對於領導管理、問績效指標的設定、日常績效管理以及工作指導等方式，都必須暸解與熟知，如此才能夠在績效管理的每個環節都能夠結合公司的制度與管理的手法，對部屬進行有效的領導與管理。

至於主管培訓計畫要怎麼寫可以參考這篇文章：https://chouamy.com/blog/management-training-program 

3.實行多面向績效評核

除了進行工作績效的評核之外，有部分企業會將「主管管理職能」列入績效考核的重點依據，這是為了讓主管了解「達成部門業績」並不是唯一的績效指標，主管如何在日常管理與領導上有好的表現，讓部屬在能力與意願上有所提升，讓每個工作者都能夠有好的績效表現，這才是主管最重要的使命。 

4.重視日常回饋與溝通協助

為了讓績效評核不是一次性的主觀決定，企業人資單位就要協助層峰進行主管的日常管理進行回饋與諮詢，暸解主管在日常管理上可能會遇到的困難，以及針對管理個案的處理原則進行討論，如此才能有效幫助主管在領導管理能力上的不斷更新

5.評核後的發展計畫，至關重要

主管也是人，也是組織成員的一份子，因此除了幫助部門同仁成長發展之外，企業針對主管的職涯發展，也需要有妥善的規劃，比方說不同工作的輪調與歷練，讓每位主管都能夠用不同的角度去經營管理不同的部門，不但有助於組織的活化，透過輪調的歷練，也有助於擴展每個主管的視野與能力。