張力仁老師的型男拖行日誌
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                    3. 績效管理的流程

                    績效管理與員工發展|張力仁老師

                    績效管理的流程

                    2023 Oct 09 績效管理與員工發展
                    績效管理的流程
                    要解決上述績效管理的問題,首先就要來暸解績效管理的定義與流程。

                    績效管理的定義
                    什麼是績效?
                    就字面上的意義來說,績效就是成績的效果。試想以下這些敘述是績效嗎?
                    • 今年上半年做了100萬元的業績。
                    • 本月份完成了3個工作指導。
                    • 今年完成了5場產品說明會。
                    我們可以說上面這三句話各是「完成了一項工作」,但是無法稱他們是「績效」。
                    因為這個工作的結果是否好與壞,是否達到部門與組織的預期,是看不出來的。也就是無法看出這些工作的結果對部門,對企業的價值是什麼。
                    如果,我們加上了目標或衡量指標,變成了以下的敘述:
                    • 今年業務部目標營業額300萬元,上半年完成了200萬元的業績
                    • 本月份完成了3個工作指導,讓產品不良率下降了5%
                    • 今年完成了5場產品說明會,促進業績提升10%,品牌知名度提升5%
                    這樣就會感覺這些工作成果,對於企業部門的目標與價值來說有了「效果」。

                    所以我們可以說,績效就是「為了達到組織的目標,盡一切努力所達到的結果。」

                    為什麼大家要盡一切努力達到績效?
                    所以,我們就會想要問兩個問題:達到這些成果,會有什麼好處?或者,在完成的過程中會得到什麼資源與支援?
                    首先,達到會有什麼好處?管理專家米契爾.拉伯福(Michael Leboeuf)曾說:「人們會去做能夠受到獎勵的事情,而不會去做他所害怕受到處罰的事情」。也就是華人世界所謂的「趨吉避凶」,既然是對自己好的事情,就會往這方面去做,而盡量不要去做會讓自己受到傷害的事情。在組織裡面有哪些「好處」?舉凡薪獎、升遷、讚美,以及成就感都是。
                    薪獎:也就是薪資與獎金,這是我們最常見的好處,當部屬達到公司與組織績效,最直接的好處就是依照薪獎規定,在薪資與獎金上有實質的給予,所謂「重賞之下必有勇夫」。
                    升遷:達到績效之後,也是證明工作能力出眾,足以擔當更高職位的責任,因此依照公司晉升規定,給予職務的晉升,也是一種肯定與獎賞。
                    讚美:這是指在日常工作當中,主管針對部屬做得好的地方給予口頭上的肯定與讚美,我們在前面「主管的職場溝通藝術」、「部屬培育與工作指導」,以及「團隊領導與共識建立」的幾個章節中,都特別強調新世代的主管除了要會把工作做好,在對「人」的管理,特別是溝通、指導,與團隊領導中,都要先從「肯定對方」的部分開始,除了能夠拉近彼此之間的距離外,「肯定做得好的地方」也能讓部屬覺得自己的所做作為「有被看見」,而不是被主管「挑毛病」。
                    成就感:這是指部屬本身對於達成工作的成果,在心中所產生的成就喜悅。這部分因人而異,在「部屬培育與工作指導」,以及「團隊領導與共識建立」章節中我們有提到能力與意願,每個部屬對於工作成就感的定義與設定不同,能夠為了自己成就感而「盡一切努力」的員工,都是意願上非常強烈的人。

                    因此,我們可以說,有了這些好處,會讓人產生動力與意願,想要完成績效。這就是米契爾.拉伯福所說的:「人們會去做受到獎勵的事情。」

                    另外,即使我們在工作中有執行的動力,但是也會遇到工作無法順利完成的狀況,此時就會需要外部的資源與支援幫助我們解決現況,讓工作得以順利完成,達到績效。
                    這些狀況包括:知識缺乏、技能不足、權限不夠。
                    在第六章「部屬與培育與工作指導」中,我們有提到每個工作有其應具備的能力與特質「KASE」,包括應該要知道的(Knowledge)、必須要具備的特質(Attribute)、應該要會做的(Skill),以及最好要具備的經驗(Experience)。當工作執行的過程中,發生超過我們所知道,以及能力範圍外的狀況,就會讓工作面臨無法執行下去的狀況。
                    除此之外,也會發生我們在第三章「計畫展開與日常管理」中所提到,在工作的執行中遇到非我們權責所能處理的狀況,比方說遇到涉及計畫變更或者執行方式的改變,需要由更高階主管來做決定的時候,也會讓工作面臨無法執行下去的狀況。
                    在這個時候,主管如果能夠在日常管理的過程中,提供部屬必要的培訓與協助,比方說專業能力的培訓、工作中的指導,或者提供外部資源與授權,協助部屬在工作的執行中有更多的方法與權限可以完成工作。
                    因此,我們可以說有了資源與支援,會讓人有能力,去完成績效。

                    綜合以上說明,我們可以再為績效管理做更明確的定義:
                    績效管理,是為了達到組織的目標,讓人有能力與意願去達成結果的管理作為

                    績效管理的流程
                    績效管理的流程,就是在期初的設定目標與績效指標,期中進行績效進度跟催與日常管理,以及期末的績效評核與發展的管理作為。


                    期初設定目標與績效指標:
                    績效管理的第一步,是主管和部屬一起討論、確認,部屬在接下來一段時期裡應該完成的任務、要做到什麼程度、為何要完成這些事、何時應該完成,以及其他特定事項,例如部屬能自行決定權限的範圍。使部屬理解、接受,心甘情願;使他們感覺到這些指標是自己設定的,使他們意識到達成公司的績效目標和指標,能夠幫助自己有更好的利益和前途。
                    績效目標要明確、可衡量,更要夠務實,避免設定一個遙不可及的標準,打擊部屬的信心。當然,也別忘了和部屬談談可能遇到的障礙或挑戰,適時提出建議,讓對方做好心理準備。(詳細內容,可以參考第二章「目標設定與任務分派」。)
                    設定目標有助於提升績效。只是雙方有時候對於目標的細節看法、認定不同,因此主管有義務要透過面談,與員工達成共識。主管可以透過一對一會談,也可以利用部門會議下達任務,會後再個別會談。

                    期中績效進度跟催與日常管理
                    設定完目標後,根據這個共識,主管要在接下來的工作過程中不斷與部屬進行討論與回饋。比如工作計畫如何展開、工作的優先順序、資源的取得、時程的安排、有哪些應該要注意的風險,以及團隊成員要如何在日常工作中進行進度報告與討論等。(詳細內容,可以參考第三章「計畫展開與日常管理」。)
                    工作進行中主管要帶領部屬共同排除狀況,讓工作得以順利進行(詳細內容,可以參考第四章「問題分析與工作改善」。)
                    為了給予部屬必要的資源與支援,因此主管在日常管理中的溝通、培育,以及團隊領導上就要特別用心,而且要隨時與工作團隊保持「狀況共有」(詳細內容,可以參考第五章「主管的溝通藝術」、第六章「部屬培育與工作指導」、第七章「團隊領導與共識建立」)。
                    主管的主要工作就是輔導、幫助員工如何達成工作績效。績效管理不只是事後評核,更重要的是過程中給予資源與支援;幫助員工發現問題,改善業績,提升能力。而這是一個雙向的過程,用來追蹤進度、找出績效障礙,提供雙方達成目標所需的資訊。主管給予意見回饋的場合可以是正式的部門會議,或者是非正式的個別會談,目的都是讓部屬隨時了解自己的現況,適時做出相對應的調整。
                    最重要的一點是,主管應該為每位部屬建立一份個人檔案,記下績效面談的摘要,以及所注意到的大小好壞事情,以便事後評估績效時有所依據。

                    期末績效評核與員工發展
                    經過前兩階段的工作進行,主管會根據一段時間以來對員工的觀察(可能是每月、每季、半年),以及日常工作管理的紀錄,對部屬進行評核。主管只要前兩個階段做得好,日常管理有不斷與部屬進行溝通、調整,與給予協助,並且有確實做好記錄,理想狀況下,部屬對於自己的表現大多心中有底,最後的評核結果通常不會有太大的意外。
                    主管透過績效面談,積極與員工溝通,回饋評核結果。過程是透明的、公正的、公平的,讓部屬在整個過程中是被尊重的。主管可掌握兩種心態:一是教練的角色,協助部屬透過績效評核看見自己的狀態與可以改善的地方。二是透過這個過程讓主管與部屬都暸解評核是為了讓彼此更好,更進步,不是單單為了獎懲。
                    寫到這裡,各位應該有發現,績效管理,就是前面1-7章的「集大成」。也是主管在管理工作中的最終驗收。

                    在本節我們提到了
                    1. 績效就是「為了達到組織的目標,盡一切努力所達到的結果。」
                    2. 滿足「好處」會讓人產生「動力與意願」,想要完成績效。這就是米契爾.拉伯福所說的:「人們會去做受到獎勵的事情。」
                    3. 主管在日常管理的過程中,提供部屬必要的「資源與支援」,會讓部屬有「能力」去完成績效。
                    4. 績效管理,是為了達到組織的目標,讓人有能力與意願去達成結果的管理作為
                    5. 績效管理的流程,就是在期初的設定目標與績效指標,期中進行績效進度跟催與日常管理,以及期末的績效評核與發展的管理作為。
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