績效評核這樣做：結構化回饋流程與建設性面談技巧｜張力仁

期末績效回饋是現代企業管理的重要一環。

有效的績效回饋不僅能幫助員工了解自己的工作表現，還能激發他們的潛能，促進企業的長期發展。然而，績效回饋需要結構化的流程與策略，以確保達到預期效果。

本文將探討期末績效回饋的目的、準備工作、常見錯誤及其避免方法，並說明如何利用期末績效回饋提升來年績效，最終分析其長期管理意義。

 

一、期末績效回饋的重要性與目的

期末績效回饋是員工與管理層共同回顧過去一段時間工作表現的過程。
其重要性主要體現在以下幾個方面：

 

二、期末績效回饋的準備工作

有效的績效回饋必須要有充分的準備，這包括收集數據、設置目標與選擇合適的方法。
以下是具體步驟：

1. 工作記錄的收集與整理

績效回味應基於事實與數據，而非主觀印象。這些資料可來自於：

• 員工日常工作記錄
• 專案完成進度與品質報告
• 關鍵績效指標（KPI）的達成情況
• 同事、跨部門，以及客戶的反饋

2. 明確的目標與標準

績效回饋應圍繞明確的目標展開，這些目標在年度初期通常已經設定，包括：

• 具體的數字目標（例如銷售額、客戶滿意度）

• 行為目標（例如團隊合作、創新能力）

同時，應該事先定義成功的標準，讓員工清楚評估依據，避免模糊評價。

3. 選擇合適的工具與方法

企業可以採用多種績效回饋工具，例如：

• 360度回饋：收集來自多方的意見，提供全面的評估。

• 目標與關鍵成果法（OKR）：著重於目標的具體達成情況。

• 行為事例面談法（STAR）：通過具體的行為指標進行評估。

選擇合適的方法應根據企業的文化與員工的特點，確保檢視過程簡單、高效。

 

三、常見的績效回饋錯誤與避免方法

以下是幾個常見績效回饋常見的問題：

1. 過於聚焦負面表現

一些管理者在檢視中只關注員工的不足，而忽略了其貢獻。這可能導致員工失去動力。

解決方法：採取「優勢-改進-建議」模式，既強調成就又指出改進方向。

2. 評估標準模糊

如果標準不明確，可能引發員工對結果的不滿。

解決方法：在年初明確績效目標與評估標準，並在檢視中用具體數據支撐結論。

3. 忽略員工的參與與回饋

績效回饋應是一個雙向過程，但有些管理者傾向於單方面輸出意見。

解決方法：鼓勵員工分享自己的想法，傾聽他們的需求與瞭解執行的困難。

4. 回顧範圍過於狹窄

只著眼於近期表現可能導致結論片面。

解決方法：平時做好工作記錄與回饋，在期末績效回饋時就能有所依據。
（請參閱：日常績效管理這樣做！主管的輔導與回饋實戰技巧）

 

四、績效回饋的溝通技巧 (GROW)

GROW 模型說明

GROW 模型是一種經典的績效回饋法則，其內容如下：

1. Goal （說明目的）：

說明今天面談的目的：談一談今年的績效表現與考核結果。

2. Reality（說明現況）：

針對同仁今年度「表現好的地方」，以及表現「差強人意」的地方進行說明，最後給予一個評等。

3. Options（改善方案）：

針對同仁今年度「表現好的地方」給予培育方案，「差強人意的地方」給予績效改善計劃。

4. Way Forward（設定期限）：

確定培育項目的期限，以及改善項目的期限，並追蹤執行情況。

GROW績效回饋表

Goal 說明本次會談的目標與重點
Reality 說明工作表現與討論問題與原因	（表現好的地方）	（表現差強人意的地方）
Option 討論改善計畫與完成方式	（培訓與發展項目）	（績效改善項目）
Way Forward 設定追蹤期限與後續成效	（歷練期間與給予的支援）	（改善期間與後續作為）

 

GROW實際案例

• 背景： 員工 A 是一位銷售經理，最近的業績未達標。

• Goal（說明目的）：

主管：「A，我們今天的目的是談一談今年的績效表現與考核結果，並為接下來的工作設定目標。"」

員工 A：「好的，我準備好了。」

• Reality（說明現況）：

主管：「我注意到你過去兩個月的業績表現低於目標，主要是因為客戶回訪數不足。同時，你的某些潛在客戶跟進次數較少。這些是需要改進的部分。同時，你在開發新客戶方面表現出色，簽下了兩個大客戶，這是你的強項。根據這些表現，評等是 B+。」

員工 A：「主管，我不認同這個評等。我認為我已經做了很多努力，並且比大多數人表現更好。」

主管：「我明白你的感受，但根據數據顯示，你的客戶回訪次數只有預期的 60%。此外，幾位客戶對回訪時間過長提出了抱怨，這些我們在平時工作報告中已經再三提醒你了，但是似乎並沒有得到有效改善。」

員工 A：「雖然如此，但是今年度景氣就不是很好啊！很多客戶也不願意下單，這不能完全怪我。」

主管：「景氣不好是事實，但是，在相同市場環境下，你的同事 B 和 C 都超過了目標值，這表明大環境不是唯一的影響因素。」

員工 A：「好吧！可能是我在某些細節上沒有注意到，我願意接受建議。」

• Options（改善方案）：

主管：「我們可以探討一些改進方法。例如，每週設定兩天專門進行客戶跟進。另外，我們可以讓資深同事分享如何管理時間和安排回訪。」

員工 A：「好的，我知道了。我也可以試著在回訪後請教資深同事的意見。」

主管：「對於你的強項，我們考慮安排你參加高階銷售技巧培訓，進一步發展能力。你覺得這些建議如何？」

員工 A：「感謝主管，我覺得很有幫助。」

• Way Forward（設定期限）：

主管：「很好，那我們來制定具體的計劃。本月你每週安排至少 10 次客戶回訪，並在月底前達成兩筆新合約。同時，我會為你安排下個季度的高階銷售技巧培訓。我們會在月底檢視進展，討論改進效果。針對這樣安排你有什麼想法？」

員工 A：「完全沒問題，謝謝主管，我會全力以赴。」

五、如何為同仁量身定做個人發展計劃 (IDP)

個人發展計劃 (Individual Development Plan, IDP) 是一個重要工具，可以幫助員工提高技能和成長機會。

重要步驟如下：

1. 分析需求：

與員工共同分析他們在工作和職業發展上的需求，例如精通工作流程或提高領導能力。

2. 設定目標：

根據分析結果設定永久和短期目標，確保目標與組織需求相互配合。

3. 計劃培育活動：

推薦員工參加相關培訓課程，幫助學習新技能，並提供實戰機會。

4. 確認追蹤和回顧：

定期與員工重新回顧 IDP 進展，確保目標達成。

 

結語

有效的績效回饋是提升個人與組織表現的關鍵。

它不僅僅是一次總結過去的會議，更是規劃未來的重要環節。

通過精心準備、避免常見錯誤，並將績效回饋的結果融入日常管理，企業能夠打造一個充滿動力與創造力的工作環境，最終實現可持續發展的目標。

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