張力仁老師的型男拖行日誌
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                    3. 部屬培育的流程步驟及案例

                    部屬培育與工作指導|張力仁老師

                    部屬培育的流程步驟及案例

                    2023 Apr 21 部屬培育與工作指導


                    工作指導是要將一個生硬的步驟、方法,甚至是注意事項,傳達給一個活生生的人,而不是機器人。因此,主管在工作指導的傳授過程中,如果可以多一分感性,多一份同理心,部屬在接受指導時,也能多一分放鬆,以及多一分自在,就能在輕鬆的環境中將工作的知識完整的做學習。

                    我們可以透過「溝通三明治法則」來進行日常工作的指導與培育,這是一個兼顧理性就事論事,以及感性照顧他人心情的溝通模式,如同三明治一樣。我們透過「美、問、避、答」四個步驟來說明如下:

                    美:讚美與肯定。先對於對方的說法先給予肯定,讓對方感受到自己的誠意。

                    吳副理:「hi,大華,來這邊坐。大華來到我們部門已經三個月了,工作一切都還順利嗎?」
                    大華:「謝謝副理,一切都很順利!」
                    吳副理:「我發現這段時間交辦給你的工作,不管是基本的企劃撰寫,或者產品專案的執行,你表現得都相當優秀,我當初選你真的是對的!」
                    大華:「謝謝副理的抬愛,給我很多磨練的機會!」

                    問 : 釐清問題找癥結。以問問題的方式,代替主觀的判斷,聽對方或第三方說法,更深入的了解其提出的用意。

                    吳副理:「像你這麼優秀的工作夥伴,我們對你的期待都是很高的,不過最近你在出勤方面似乎有常常遲到的狀況,這是什麼原因?」
                    大華:「報告副理,是這樣的,最近因為加班的時間比較多,因此身體出了一點狀況,去看了醫生之後,醫生說要注意」

                    吳副理:「原來你有這種狀況啊!之後你有任何身體的狀況,都不用客氣告訴我,或者你身邊的同事,身體為重,工作的部分我們可以想辦法分配,畢竟我們部門就是個團隊,沒什麼好不能說的啊!」
                    大華:「好的,因為我來到這裡之後,很多事情都不懂,都靠副理您這邊直接交辦我就做了,錯了您這邊就會直接告訴我,但如果您不在的時候,因為專案屬性不同,我就不知道要找誰問問題或請教事情了!」

                    吳副理:「難怪部門裡有些夥伴以為你都不太理人,原來你這麼害羞內向啊(笑),這部分也是我不好,我太急著讓你表現你的專長了,所以在你進來的時候沒有好好和你介紹我們的工作內容,以及派一個資深同仁給你當輔導員,讓你不知所措這麼久,真是不好意思啊!」
                    大華:「謝謝副理的明白,這段時間說真的壓力有點大,擔心工作的進度,所以不敢亂答應工作,因為個性關係,也不知道找誰溝通,所以造成和部門夥伴之間的誤會,我差點為此要離職了呢!」

                    避 : 避免情緒衝突,就事論事。針對各方論點,隨時進行歸納總結,將討論回到事情主軸而避免因為情緒性的發言影響事情的討論。

                    吳副理:「哎呀!你若真的離職,我們就損失大了!不過現在發現都是好事,總比永遠不知道原因好!」
                    吳副理:「我現在有一些安排,過程中也要聽聽你的看法,記得!我們部門是個團隊,所以我們大家都是有話直說的,你也要學習發表自己的看法,千萬不能有話不說喔!這點你清楚嗎?」
                    大華:「是的,我知道了!」

                    吳副理:「我接下來會告訴你我們的部門工作內容,以及你這個位子的工作職掌(拿出職務說明書),這上面有清楚寫著你的工作項目,以及做好這個工作應該具備的能力,因此我們部門的專案分工就如同上面所寫的方式進行安排,不是按照自己喜愛接工作的,如果擔心能力不能勝任,除了要馬上和負責的專案經理說明外,也可以和我討論,我們可以安排一些訓練或讓你到外部機構去參加課程,說到這裡,清楚嗎?」
                    大華:「是的,很清楚(看職務說明書)!」

                    吳副理:「另外,我剛剛有說明,我們部門就是一個團隊,我們的信條就是『狀況共有』,也就是任何人遇到任何狀況,都要和其他人說明與討論,讓大家都能在同一個狀況當中,並且能夠知道怎麼處理,以及有哪些資源可以共用,這部分是否明白?」
                    大華:「是的,明白!謝謝副理這麼清楚的說明,並且給我詳細的文件參考,雖然我已經滿三個月了,未來在工作執行上需要有人可以討論時,可以找誰呢?」

                    吳副理:「我很高興你問了這個好問題,我剛剛已經問過莊大鴻了,他非常樂意擔任你的輔導員,接下來的日子裡,不管在工作或生活上,有任何不清楚的地方,都可以先和大鴻討論與請教喔!」

                    答:答謝與支持:
                    大華:「太好了,真的很感謝副理的安排,接下來我會好好努力表現的!」
                    吳副理:「很高興,我們能夠達到共識了,我相信只要你調整一下,下次一定會有很棒的表現,加油!」

                    從上面的案例可以知道,即使部屬的能力優秀,在剛到任時,還是需要進行工作說明,以及工作指導,而部屬培育除不僅止於針對新進同仁,安排資深同仁成為輔導員也是一種培育的方式,而這些都奠基於主管對部門各項工作的瞭解。而透過三明治法則的說明,不但可以創造愉快的溝通氛圍,也可以具體瞭解部屬能力與意願的缺口所在,進一步能夠加速工作指導與部屬培育的實施。

                    想了解其他部屬培育內容請點擊以下文章
                    https://tangyu-consultant.com/blog/membercoach

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