2025 目標設定實戰全攻略|張力仁
2024 Oct 04 部屬培育與工作指導 工作計畫與日常管理 目標設定與任務分派 績效管理與員工發展 主管角色與心態建立 團隊領導與共識建立
前言
又是新的一年度的開始,各公司都在規劃企業的短中長期策略計劃,
而各部門主管也要承接上級的計畫針對年度管理週期,進行部門的目標設定,以便做好後續的工作管理。
(請參閱文章:新任主管必修課:管理週期必備的職能與關鍵能力全攻略 )
主管的職責之一,就是帶領部門同仁共同設定目標,並完成任務,達到組織的績效。
而工作目標的來源有:企業年度經營的目標、改善與創意的專案、工作職掌範圍內的例行工作,以及主管交辦事項(請參閱文章:工作目標的來源 )
那麼什麼是績效?
就字面上的意義來說,績效就是成績的效果。
試想以下這些敘述是好的績效描述嗎?
- 完成薪資單無紙化
- 達到營收1200萬美金
- 南區營運中心正式營運
- 完成OO系統導入
目標設定有幾個常見的問題
目標設定上第一個常見的問題:目標不夠具體,無法衡量
案例故事
David 被主管 Michael 交辦要構思一個吸睛的企業形象廣告,因為成本考量,必須要由企業內部自己拍攝,請David 設定為今年度重點工作目標之一。
David 百思不得其解這個工作要做到怎樣的程度?何時完成,預算要抓多少?
在許多資訊不完全的情況下,David 真是傷透了腦筋。
其實我們在日常工作中常會發生和 David 相同的狀態,
老闆或上級主管交辦了一個工作方向,但是在資訊不夠完全的情況下,我們也難去向下展開工作計畫與工作的交辦,或者是在沒有確認清楚的情況下開始動作,往往會發生不符合老闆的需求而退回重做。
這都是在一開始不清楚「要做什麼」、「如何做」,以及「為什麼要這樣做」的緣故。
而會造成這個狀況可能是因為:目標不夠具體,無法衡量。
比方說,有個目標是「擴大市占率」。
從字面是瞭解要增加我們產品在市場上的普及程度,但是要擴大什麼產品?在哪個市場?擴大到多少百分比?
卻沒有明確的範圍,這不但會讓執行者不知所以,更在執行上就會產生「各自解讀」的狀態。
解決方法:SMART原則
我們常聽到「目標設定要具體,要遵循SMART的原則」,這是來自於管理大師 彼得.杜拉克 在1954年所提出。
所謂SMART分別是:
Specific 明確的
Measurable可衡量的
Achievable 可達到的
Time-bonded有期限的
而其中「Measurable 可衡量的」尤為重要,
這是確立我們要完成目標的狀態,以及作為年末考核的「衡量指標」。
因此我們又把「衡量指標」稱為「完成的定義」,也就是定義「要做到什麼樣的程度,叫做完成」,英文是 Definition of Done,簡稱「DOD」
解決方法:設定一個好的「DOD」
我曾經在一部名為「下町火箭」的影集中,看到一段對話。
航太事業部本部長對著推進器事業部的部長說:「不是火箭能飛起來就算了,核心技術要全部自主研發,也就是用我們自己的能力來做開發,這是必須要牢記的。」
當下,我覺得很好奇,推進器事業部的目標:就是要把推進器做好,讓火箭能夠順利升空,達到公司發射火箭,以及國家發展太空事業的目標。本部長怎麼會說「不是火箭能飛起來就算了」?
後來經過幾番思量才發現,後面那句「核心技術要全部自主研發,也就是用我們自己的能力來做開發」,是「定義」火箭推進器是否開發成功的「衡量指標」,也就是 DOD。
從這裡我們就可以知道一個目標的設定除了符合 SMART 外,更重要的是要符合企業、組織對「績效達成的定義」,這才是一個好的目標設定。
示範案例
瞭解了 DOD 的設定方式之後,回到我們一開始提到的四個績效的描述:
- 完成薪資單無紙化
- 達到營收1200萬美金
- 南區營運中心正式營運
- 完成OO系統導入
我們可以說上面這些敘述各是「完成了一項工作」,但是無法稱他們是「績效目標」。
因為這個工作的結果是否好與壞,是否達到部門與組織的預期,是看不出來的。
也就是無法看出這些工作的結果對部門,對企業的價值是什麼。
因此我們來為他們加上更具體衡量指標,也就是「DOD」,可以變成了以下的敘述:
- 目標1:完成薪資單無紙化。
- 目標2:達到營收1200萬美金。
DOD2:客戶數成長5%,毛利率大於10%
- 目標3:2026南區營運中心正式營運
DOD3:2024第一階段完成:成本不超過9E、五大管線審查通過、機電消防發包施工並完成驗收。
- 目標4:2024年上半年要完成OO系統導入
DOD4:2024/01 完成需求調查分析
2024/02 確認開發項目、2024/03 初版功能測試
2024/05教育訓練宣導、2024/06 完成上線運作
然後再整理成以下的表單
透過這樣的調整,這些目標設定,對於企業不但有了「價值與貢獻」,在執行的過程中也就更能明白完成的定義,以及對日後的評核有更明確的標準。
目標設定上第二個常見的問題:沒有註明誰比較重要,也就是輕重緩急
如果沒有設定「輕重緩急」,同仁就不知道要先執行哪個工作,以及完成時間?
這是因為主管和同仁在目標的設定的過程,並沒有討論到「目標的重要性」與「應完成時間」。
解決方法:確認目標的重要性
所謂「目標的重要性」,是為了讓主管與同仁暸解此工作目標對部門、對企業的「權重」,權重愈高,其工作完成的結果,對於部門績效的達成的連動性就愈高。
權重的設定,也有助於主管在後續「日常管理」中能夠暸解同仁是否花「對的時間」在做「對的事情」。如果主管與同仁在目標設定與工作交辦的時候,沒有具體討論「權重」這個部分,就會讓同仁在工作的優先順序與執行上無所適從。
解決方法:確認應完成時間
我們以一個營業部的三大工作目標為例:產品業績營收、增加客戶滿意度,以及縮短行政流程,加上達成定義 DOD 都設定完之後,再分別針對每個工作佔所有工作的百分比,以及預定要完成的時間列出來,這樣就能看得出來每個工作的重要性。
示範案例
目標設定的第三個常見問題:主管沒有與部門同仁討論與告知目標設定的結果
案例故事
曾經有位主管在課後跑來和我討論,他說他部門的同仁,總是抱怨每天有做不完的事情,有上級交辦、跨部門插單,還有一大堆例行性的工作,這位主管說要怎麼讓這些同仁把時間放在對的地方?
我問說:「在工作交辦時,您有和您的同仁做目標設定的討論,以及協助他釐清每項工作的權重嗎?」
這位主管說:「這不是每位同仁自己該認知的嗎?」
解決方法:「工作分配」與「釐清工作權重」
其實「工作分配」與「釐清工作權重」是主管的重要管理職能之一,而績效管理的第一步,是主管和同仁一起討論、確認,同仁在接下來一段時期裡應該完成的任務、要做到什麼程度、為何要完成這些事、何時應該完成,使同仁理解、接受,心甘情願。感覺到這些指標是自己認同的,使他們意識到達成公司的績效目標和指標,能夠幫助自己有更好的利益和前途。
本文總結
「目標設定」的重要性:
從以上說明可以知道,「目標設定」是主管為了達到企業的策略計劃而展開的部門目標「以終為始」的過程,也是後續工作計畫展開與日常管理,以及績效評核與員工發展的重要依據。在管理周期扮演著重要的角色,因此是主管管理職能當中「必修中的必修」科目。
(請參閱文章:主管必學「高效能目標執行力」:掌握兩大關鍵三個工具幫你提升團隊執行力)
(請參閱文章:新任主管必修課:管理週期必備的職能與關鍵能力全攻略)
單元重點:
目標要能夠具體與量化,同仁才能夠知道要做什麼,以及要完成的狀態。因此做好DOD,也就是「定義什麼叫做完成」是很重要的。
透過完成時間與權重的設定,可以讓同仁知道目標的輕重緩急。
在目標設定與工作交辦的過程中,主管要善盡「告知」與「確認」的動作,以便建立工作執行的共識。
目標設定在主管管理週期扮演著重要的角色,因此是主管管理職能中「必修中的必修」科目。
目標設定實戰全攻略推薦課程與課程大綱
目標設定與績效管理
【課程大綱】
一、績效管理的定義
1. 瞭解績效管理的定義與循環
2. 瞭解主管再績效管理扮演的角色
二、期初-目標設定與任務分派
1. 瞭解目標的來源與設定績效目標
2. 針對部屬的能力、經驗、特質分派任務
三、期中-日常管理與追蹤
1. 學習各階段績效管理重點以及運作方式
2. 學習如何進行期中日常管理與成效追蹤
四、期末-績效面談與員工發展
1. 學習績效評核的方式與分配原則
2. 學習如何進行績效面談與員工發展
更多課程設計與大綱內容請參閱:目標設定與績效管理
工作計劃與執行
【課程大綱】
一、高績效工作管理的定義
1. 瞭解高績效與工作管理的定義
2. 瞭解工作管理的步驟與流程
二、工作計畫的展開
1. 學習工作計畫展開的方式
2. 瞭解工作計畫展開的應注意事項
三、工作資源與時程安排
1. 學習如何進行工作任務與時間的安排
2. 學習如何進行工作優先順序的排列
四、工作執行的溝通與調整
1. 學習工作異常的處理與回報
2. 學習跨部門溝通的技巧
更多課程設計與大綱內容請參閱:工作計劃與執行
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