部屬培育與工作指導|張力仁老師
部屬培育的第一步:工作能力的盤點
2023 Mar 24 部屬培育與工作指導
前面我們聊到如何進行部屬培育步驟,很重要的第一步就是進行工作盤點,我們來複習一下進行培育的步驟順序,然後來看看怎麼開始進行工作盤點:
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如何進行部屬培育
1.盤點部門所負責的工作有哪些
2.盤點每個工作項目所需要的能力
3.評估部屬工作的能力水平與落差
4.針對部屬不同的狀況,進行培育方式的規劃
5.與部屬進行面談與溝通
6.工作指導的執行
我們將針對1+2來說明如何進行
1.盤點部門所負責的工作有哪些?
可以透過工作職掌,與上司確認,自己過去的經驗,或者找所有員工一個一個訪談了解。比方說我們可以向我們的上一層主管,或者單位資深同仁「請教」以下問題:我們單位的工作有哪些類別?有哪些是定期要做的事?分別是每日、每週,還是每個月?有哪些不定期會出現的工作?通常我們會向哪些單位溝通?頻率為何?都是透過哪些方式?我們工作中通常是使用哪些工具、設備,以及儀器等?
比方說,客服部技術支援的工作內容有:
(1)對公司產品售後服務與技術支援
(2)負責與管理客戶接待工作
(3)提高客戶服務工作品質
(4)跨部門與業務、研發,與製造部門協調有關產品改善事宜。
盤點工作內容的目的在於讓主管了解部門工作績效的來源,如此能夠以終為始的進行有效率的部屬培育。
2.盤點每個工作項目所需要的能力
在詢問上司,以及資深同仁的過程中,除了工作的內容外,也包含做好這個工作有沒有一定要具備的能力、特質,以及相關的經驗?從這個過程當中,就能對工作應具備的能力有概括的全貌。
最後將以上所得到的內容,整理成四個類別,這四個類別也就是完成工作必須具備的四個重要元素,分別是知識、特質、技能,以及經驗。
2.1 知識(Knowledge):工作「應該要知道」的。
舉凡工作中會被問到「知識」類的,都屬於這個範疇。包括相關的理論、常識、流程、規範、方法,以及應注意事項…等。
2.2 特質(Attribute):工作「必須要具備」的。
每個工作之所以能夠順利完成,除了應該要有的知識、技能之外,工作過程中的處理態度與特質,更是重要。
比方說知道談判流程,懂得運用談判技巧,是否能夠遵守「誠信」原則,面對狀況是否能有「抗壓」能力來面對與解決,這些特質就是遠比知識與技術更為重要的工作要素。
2.3 技術(Skill):工作「應該要會做」的。
和上述知識不同的是,「知道」不等於「做到」,這很像學生在「學科」考試能夠取得滿分,因為他的背誦能力可能很好;但是在「術科」分數卻不一定能夠得到好的分數,是因為在操作能力上,並不一定能夠有很好的表現。因此,舉凡工具操作、系統操作,以及凡事要動手處理或要靠執行方能完成的,都屬於這個範疇。
2.4 經驗(Experience):工作「最好要擁有」的。
所謂「凡走過必留痕跡」,我們除了例行性的工作外,更多時候是在面對「計畫不如變化」的狀況處理、問題分析與解決,以及跨部門溝通,如果在工作當中能夠擁有許多狀況的處理經驗,那對危機的應變、決策的制定,以及共識的建立,都有很好的幫助。
以會計人員為例,其應該具備的工作能力有:
應該知道的知識有:會計學、稅法、商業相關法規,以及成本與管理學。
應該會做的技能有:ERP系統操作、Excel應用軟體、財報製作與分析。
必須具備的特質有:謹慎、細心、耐心、溝通能力。
最好要有經驗是:ERP系統架構的優化、作業流程的善、管理報表製作。
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透過工作能力的盤點,除了可以幫助主管瞭解各個工作應該具備的知識、技能、態度,以及經驗有哪些。也可以用來評斷部屬是否適任工作的標準,而作為部屬培育與工作指導的規劃依據。
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