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部屬培育與工作指導|張力仁老師

部屬培育的第一步：工作能力的盤點

2023 Mar 24 部屬培育與工作指導


前面我們聊到如何進行部屬培育步驟，很重要的第一步就是進行工作盤點，我們來複習一下進行培育的步驟順序，然後來看看怎麼開始進行工作盤點：

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如何進行部屬培育

1.盤點部門所負責的工作有哪些
2.盤點每個工作項目所需要的能力
3.評估部屬工作的能力水平與落差
4.針對部屬不同的狀況，進行培育方式的規劃
5.與部屬進行面談與溝通
6.工作指導的執行

我們將針對1+2來說明如何進行

1.盤點部門所負責的工作有哪些?
可以透過工作職掌，與上司確認，自己過去的經驗，或者找所有員工一個一個訪談了解。比方說我們可以向我們的上一層主管，或者單位資深同仁「請教」以下問題：我們單位的工作有哪些類別？有哪些是定期要做的事？分別是每日、每週，還是每個月？有哪些不定期會出現的工作？通常我們會向哪些單位溝通？頻率為何？都是透過哪些方式？我們工作中通常是使用哪些工具、設備，以及儀器等？
比方說，客服部技術支援的工作內容有：
(1)對公司產品售後服務與技術支援
(2)負責與管理客戶接待工作
(3)提高客戶服務工作品質
(4)跨部門與業務、研發，與製造部門協調有關產品改善事宜。

盤點工作內容的目的在於讓主管了解部門工作績效的來源，如此能夠以終為始的進行有效率的部屬培育。

2.盤點每個工作項目所需要的能力
在詢問上司，以及資深同仁的過程中，除了工作的內容外，也包含做好這個工作有沒有一定要具備的能力、特質，以及相關的經驗？從這個過程當中，就能對工作應具備的能力有概括的全貌。
最後將以上所得到的內容，整理成四個類別，這四個類別也就是完成工作必須具備的四個重要元素，分別是知識、特質、技能，以及經驗。

2.1 知識（Knowledge）：工作「應該要知道」的。
舉凡工作中會被問到「知識」類的，都屬於這個範疇。包括相關的理論、常識、流程、規範、方法，以及應注意事項…等。

2.2 特質（Attribute）：工作「必須要具備」的。
每個工作之所以能夠順利完成，除了應該要有的知識、技能之外，工作過程中的處理態度與特質，更是重要。
比方說知道談判流程，懂得運用談判技巧，是否能夠遵守「誠信」原則，面對狀況是否能有「抗壓」能力來面對與解決，這些特質就是遠比知識與技術更為重要的工作要素。

2.3 技術（Skill）：工作「應該要會做」的。
和上述知識不同的是，「知道」不等於「做到」，這很像學生在「學科」考試能夠取得滿分，因為他的背誦能力可能很好；但是在「術科」分數卻不一定能夠得到好的分數，是因為在操作能力上，並不一定能夠有很好的表現。因此，舉凡工具操作、系統操作，以及凡事要動手處理或要靠執行方能完成的，都屬於這個範疇。

2.4 經驗（Experience）：工作「最好要擁有」的。
所謂「凡走過必留痕跡」，我們除了例行性的工作外，更多時候是在面對「計畫不如變化」的狀況處理、問題分析與解決，以及跨部門溝通，如果在工作當中能夠擁有許多狀況的處理經驗，那對危機的應變、決策的制定，以及共識的建立，都有很好的幫助。

以會計人員為例，其應該具備的工作能力有：
應該知道的知識有：會計學、稅法、商業相關法規，以及成本與管理學。
應該會做的技能有：ERP系統操作、Excel應用軟體、財報製作與分析。
必須具備的特質有：謹慎、細心、耐心、溝通能力。
最好要有經驗是：ERP系統架構的優化、作業流程的善、管理報表製作。


透過工作能力的盤點，除了可以幫助主管瞭解各個工作應該具備的知識、技能、態度，以及經驗有哪些。也可以用來評斷部屬是否適任工作的標準，而作為部屬培育與工作指導的規劃依據。

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