工作計畫與日常管理｜張力仁老師
選定工作所需要的資源
2023 May 29 工作計畫與日常管理
定資源：排定可用資源
講到資源，你會想到什麼呢?
是的，我們很常聽到「人力資源」，從字面上的意思就是，有哪些「人」有能力協助完成工作任務，達到目標。這個人就是人力的資源。
比方說，我們要搬家，有哪些人可以協助我們搬家呢？包括搬家公司、自己家人、隔壁鄰居、姐妹的男友，自己的麻吉…等。當然，請搬家公司也是一個好的選擇，但就需要花比較多的成本，隔壁鄰居只要禮尚往來，自己家人、姊妹男友和自己麻吉，通常就是講一下就會出現的優質人力資源囉！
從上面的例子可以知道，資源的定義就是：一切可動用的力量。而這些力量可以進一步協助我們完成工作的目標或任務。
身為主管，相信很常遇到工作交辦之後，發現部屬很久都沒有動作，一問之下才發現：「不知道要怎麼做？」除了，當下要判斷部屬到底是「不會做」（沒有經驗、沒有應有的知識技術）、「不能做」（職位權限無法施展），還是「不想做」（本身意願）以外，也要協助部屬去釐清，可以透過哪些資源，幫助自己找出做事的方法，而不是待在原地不知所措。
因此，在工作計畫確定之後，接下來我們要思考的是，要透過哪些資源可以幫助我們完成工作，我們可以透過以下幾個面向來思考：
誰來做：這個工作計畫要透過誰來完成？
是透過自己獨立完成、邀請跨部門協作完成、或是請外包專業單位來完成，
比方說公司要舉辦產品說明會，可以透過自己規劃、佈置、主持；也可以邀請跨部門協助規劃流程、設計節目、擺放產品與架設機台展示，活動主持與獎品贈送，以及貴賓接待等。最後在預算許可的情況下，也可以委由外部專業策展公司協助規劃、聘請專業活動團隊來執行。
是否透過自己、跨部門協作，或者是委由外部廠商執行，也取決於工作規模，以及預算的多寡而定。
如何做：這個工作可以透過什麼流程、方法與工具來完成？
過往的經驗：過去曾經有類似或相同的工作計畫，因此參考過往的工作記錄或結案報告，暸解完成工作的方式與應注意事項，做為本次工作執行的參考。
比方說，查閱過去年度訓練執行紀錄，暸解高階共識營的舉辦方式，以凝聚高階目標共識；查詢過往客訴處理的教戰守則，暸解面對不同客戶的應對進退技巧，以提升客戶滿意度。
透過理論與工具：有些工作或專案，必須透過專業的方法論與實作工具來進行，而目前我們沒有這方面的知識、能力與經驗，因此可以透過參與外部訓練課程、線上資料查詢，或專書閱讀的方式來瞭解工作執行的方式。
比方說，瞭解專案管理的五大流程，暸解如何進行利害關係人的3R溝通法則（對的時間找對的人傳遞對的訊息Right information to the Right person at the Right time）以降低專案執行中的溝通成本；透過5S管理（整理、整頓、清掃、清潔、素養）手法，瞭解對於工作環境的管理，以有效提升工作安全。透過銷售9大流程（開發、接待、分析、介紹、試用、協商、成交、交付、回訪）暸解各階段讓客戶從心動、行動到感動的操作方法。
透過外部諮詢：
當過去經驗、理論工具都沒有的情況下，也可以透過向外尋求資源與支援來找到可行的方案。
比方說，透過向主管報告與請教，共同討論；向單位內同事或跨部門單位請教，尋求不同看法。或者透過外部取經，暸解不同企業在面對相同工作計畫，會採用什麼樣的執行方式，或者透過外部供應商提案與諮詢，參考其執行模式。
其他的資源，包括使用的設備、素材、場地等資源，我們用一個企業內部常見的「舉辦內部訓練課程為例」，完成這個工作要項，可能要考慮的資源有：
人：哪些人要參加？講師是內部講師還是外部講師？其專長與經驗需求？要怎麼找到這些人？
機：上課所需要的設備有哪些：電腦、投影機、簡報筆，這些器材公司內哪裡可以取得？
料：上課所需要的素材，課程案例、活動教具（彩色筆、便利貼、海報紙）、影片、宣傳海報、課前通知等。這些資源可以透過哪些管道或方式取得？
法：教學內容，工作SOP、法令規章、職能規定、新政策法規等。公司內部是否有，在哪裡可以找到？
環：企業內部訓練教室、會議室、外部訓練教室、飯店等。可以透過哪些管道或方式取得？優缺點？
定資源的目的在於瞭解完成工作要項的任何可能性，使部屬瞭解完成工作不僅是只有一種方式，透過各項資源的盤點，找到最適合的方法、管道，或工具，透過自己、跨部門協作，或者外包的方式來有效完成各項工作計畫。
本節我們提到了
講到資源，你會想到什麼呢?
是的，我們很常聽到「人力資源」，從字面上的意思就是，有哪些「人」有能力協助完成工作任務，達到目標。這個人就是人力的資源。
比方說，我們要搬家，有哪些人可以協助我們搬家呢？包括搬家公司、自己家人、隔壁鄰居、姐妹的男友，自己的麻吉…等。當然，請搬家公司也是一個好的選擇，但就需要花比較多的成本，隔壁鄰居只要禮尚往來，自己家人、姊妹男友和自己麻吉，通常就是講一下就會出現的優質人力資源囉！
從上面的例子可以知道，資源的定義就是：一切可動用的力量。而這些力量可以進一步協助我們完成工作的目標或任務。
身為主管，相信很常遇到工作交辦之後，發現部屬很久都沒有動作，一問之下才發現：「不知道要怎麼做？」除了，當下要判斷部屬到底是「不會做」（沒有經驗、沒有應有的知識技術）、「不能做」（職位權限無法施展），還是「不想做」（本身意願）以外，也要協助部屬去釐清，可以透過哪些資源，幫助自己找出做事的方法，而不是待在原地不知所措。
因此，在工作計畫確定之後，接下來我們要思考的是，要透過哪些資源可以幫助我們完成工作，我們可以透過以下幾個面向來思考：
誰來做：這個工作計畫要透過誰來完成？
是透過自己獨立完成、邀請跨部門協作完成、或是請外包專業單位來完成，
比方說公司要舉辦產品說明會，可以透過自己規劃、佈置、主持；也可以邀請跨部門協助規劃流程、設計節目、擺放產品與架設機台展示，活動主持與獎品贈送，以及貴賓接待等。最後在預算許可的情況下，也可以委由外部專業策展公司協助規劃、聘請專業活動團隊來執行。
是否透過自己、跨部門協作，或者是委由外部廠商執行，也取決於工作規模，以及預算的多寡而定。
如何做：這個工作可以透過什麼流程、方法與工具來完成？
過往的經驗：過去曾經有類似或相同的工作計畫，因此參考過往的工作記錄或結案報告，暸解完成工作的方式與應注意事項，做為本次工作執行的參考。
比方說，查閱過去年度訓練執行紀錄，暸解高階共識營的舉辦方式，以凝聚高階目標共識；查詢過往客訴處理的教戰守則，暸解面對不同客戶的應對進退技巧，以提升客戶滿意度。
透過理論與工具：有些工作或專案，必須透過專業的方法論與實作工具來進行，而目前我們沒有這方面的知識、能力與經驗，因此可以透過參與外部訓練課程、線上資料查詢，或專書閱讀的方式來瞭解工作執行的方式。
比方說，瞭解專案管理的五大流程，暸解如何進行利害關係人的3R溝通法則（對的時間找對的人傳遞對的訊息Right information to the Right person at the Right time）以降低專案執行中的溝通成本；透過5S管理（整理、整頓、清掃、清潔、素養）手法，瞭解對於工作環境的管理，以有效提升工作安全。透過銷售9大流程（開發、接待、分析、介紹、試用、協商、成交、交付、回訪）暸解各階段讓客戶從心動、行動到感動的操作方法。
透過外部諮詢：
當過去經驗、理論工具都沒有的情況下，也可以透過向外尋求資源與支援來找到可行的方案。
比方說，透過向主管報告與請教，共同討論；向單位內同事或跨部門單位請教，尋求不同看法。或者透過外部取經，暸解不同企業在面對相同工作計畫，會採用什麼樣的執行方式，或者透過外部供應商提案與諮詢，參考其執行模式。
其他的資源，包括使用的設備、素材、場地等資源，我們用一個企業內部常見的「舉辦內部訓練課程為例」，完成這個工作要項，可能要考慮的資源有：
人：哪些人要參加？講師是內部講師還是外部講師？其專長與經驗需求？要怎麼找到這些人？
機：上課所需要的設備有哪些：電腦、投影機、簡報筆，這些器材公司內哪裡可以取得？
料：上課所需要的素材，課程案例、活動教具（彩色筆、便利貼、海報紙）、影片、宣傳海報、課前通知等。這些資源可以透過哪些管道或方式取得？
法：教學內容，工作SOP、法令規章、職能規定、新政策法規等。公司內部是否有，在哪裡可以找到？
環：企業內部訓練教室、會議室、外部訓練教室、飯店等。可以透過哪些管道或方式取得？優缺點？
定資源的目的在於瞭解完成工作要項的任何可能性，使部屬瞭解完成工作不僅是只有一種方式，透過各項資源的盤點，找到最適合的方法、管道，或工具，透過自己、跨部門協作，或者外包的方式來有效完成各項工作計畫。
本節我們提到了
- 資源的定義就是：一切可動用的力量，協助我們完成工作的目標或任務。
- 誰來做要探討的是，透過自己獨立完成、邀請跨部門協作完成、或是請外包專業單位來完成，
- 如何做要想的是，這個工作可以透過什麼流程、方法與工具來完成？包含，過往的經驗、理論與工具，以及透過外部諮詢。
- 也可以透過人、機、料、法、環的層面去分析所有資源選項。
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