新任主管必修課：管理週期必備的職能與關鍵能力全攻略｜張力仁

要成為「好」主管並不容易，更何況要成為「好」主管之前，我們還得先來定義「什麼是『好』」。
這部分可參考「高績效主管｜主管應具備的8大管理能力與提升方法」這篇文章中，有提到「員工理想的主管需要有哪些能力」。

不過我倒是知道要成為一個「適任」的主管，應該具備什麼樣的能力與特質，這就要先從主管的「管理週期」開始說起。

 

何謂管理周期

所謂的「管理週期」，就是主管配合企業年度的各階段，為了達到企業的目標，所執行的管理作為。我們將企業的年度分成三階段，分別是「期初」、「期中」，以及「期末」。

• 「期初」，就是年度的開始，它可能是每一年的開始日，也可能是上下半年度的開始（通常是一月與七月），這是配合企業的「績效管理」循環的起始。

• 如上所述，「期初」是績效管理的起始，那麼「期末」就是績效管理循環的截止日，也就是每一年的結束日，也可能是上下半年的截止日（通常是六月與十二月）。

• 在知道「期初」是年度的開始，「期末」是年度的結束，那麼「期中」就是期初到期末之間的時間。
  
   

管理週期必備的職能與關鍵能力

那麼，主管在管理週期的「期初」、「期中」，以及「期末」裡，個別要做什麼，以及具備什麼樣的能力與特質，才是「適任的主管」呢？

一、「期初」階段

• 主管心態的建立：

  新手主管，在剛上任之前應該「要先有的心理準備」，明白為什麼當主管的心態建立這麼重要，在工作職掌的認知，對工作夥伴暸解，以及後續如何展開工作計畫的行動，以及團隊成員的互動。
  （這部分可以參閱：「新手主管怎麼當？角色轉換與上任90天指南」的文章）

• 目標設定與工作分派：

  在工作上，主管必須承接上級所交辦的目標，進行部門年度目標設定（特別是目標達成的衡量指標），並針對目標設定進行工作計畫展開、資源盤點，以及依據同仁的能力進行妥善的工作任務分派，如此一來，就能讓部門夥伴就瞭解「為何而戰」，也有助於後續日常管理的執行。

• 期初階段，新手主管應具備的管理職能：

1. 瞭解工作應具備的能力KASE：也就是盤點完成工作所需要的知識、特質、技術、經驗為何。

2. 瞭解部門夥伴的特質：以便作為後續日常溝通與互動的基礎
   （這部分可以參閱：「新手主管的管理帶人術」的文章）

3. 暸解部門夥伴的能力：是高於、等於，還是小於工作應具備的能力，以作為後續「工作任務分派」、「同仁培育」，以及「工作指導」的依據。

4. 目標設定與工作任務分派：由於期初的目標設定，關係著期末的績效成果的檢視與驗收，因此，主管在目標的設定，特別是衡量指標的制定上就要非常注意，這也攸關目標的品質，以及在工作任務的分派上，是否能讓同仁清楚瞭解要達到什麼樣的狀態才叫做「完成」。

5. 工作計畫展開與資源分配：針對目標進行工作計畫的展開、時程的安排，以及資源的分配，最終完成甘特圖的繪製，其目的是為了對整個工作的進度有通盤的了解與掌握。

 

二、「期中」階段

期初的工作完畢之後，緊接著就進入「期中階段」，在此階段，主管主管要進行兩個面向的管理。分別是「事的管理」，以及「人的領導」

• 事的管理：

  工作的執行除了「按表操課」外，更重要的是監控工作是否「如質」、「如期」，以及「如預算」的進行。另外，當工作遇到異常狀況的時候，要進拆解問題與制定決策，並且能夠制定風險因應對策，以防問題再度發生。最後，若計畫因故無法執行下去，主管也必須與工作夥伴，以及上級主管討論是否要變更目標與執行計畫。
   

• 人的管理：

  日常管理中，主管要透過「理性與感性的」溝通方式與不同工作價值觀的跨世代同仁進行工作關係的建立與溝通，以確保人員的穩定。而在外部的跨部門，也要透過結構式的流程，進行清楚又有說服力的溝通，以及共識的達成。最後，在遇到單位同仁能力有落差的情況下，也要即時手把手地進行工作指導與培育
   

• 期中階段，新手主管應具備的管理職能：

1. 計畫展開能力：透過「列工作、排順序、定資源、交辦人」的方式完成甘特圖的繪製。

2. 目標執行力：透過「FAST法則」（經常討論、大膽授權、指令明確、公開透明）來落實工作管理。

3. 日常工作報告：透過「TSAR法則」（本週工作、遇到狀況、處置作為、目前進度）來紀錄每一個同仁的工作進度與狀態。
   （這部分可以參閱：「主管必學「高效能目標執行力」：掌握兩大關鍵三個工具幫你提升團隊執行力」的文章）

4. 瞭解跨世代的特質與價值觀：不同世代有其不同的價值，以及對領導的期待，搭配個人性格特質，有助於同理心的建立與有效溝通的進行。

5. 有效的溝通技巧：對同仁採取兼顧理性與感性的「三明治法則」進行溝通，也就是「美、問、避、答」（讚美與肯定、釐清問題、避免衝突、答謝支持）。跨部門的溝通採取結構式的溝通法則，也就是「情、有、可、援」（現在發生什麼情況、有哪些可能原因、可行對策為何、需要他部門援助事項）

6. 工作指導技巧：透過「工作指導」分解為步驟（WHAT）、方法（HOW），以及應注意事項（WHY），新世代的年輕人特別注重「Know WHY」，因此主管在工作指導的過程中要特別將「應注意事項」列為重點中的重點。

 

三、「期末」階段

• 發展計畫：

  有了期初的目標設定與工作任務分派，與期中對事與對人的管理，主管在「期末」的階段針對同仁半年度，或一整年的表現的評核，以及因材施教的制定發展計畫。
   

• 績效面談：

  透過結構式的績效面談，給予同仁正確有效的回饋與討論。
   

• 期末階段，新手主管應具備的管理職能：

1. 績效評核：針對期初所設定的目標（特別是衡量指標）與日常工作表現（日常工作報告「TSRA」），按照公司的績效評核標準進行「相對評分法」。

2. 績效面談：透過「GROW」的結構（說明目的、告知實際結果、討論改善方案、確定改善時間）與同仁在年度績效作為與未來改善與發展計劃上達成有效的溝通與共識。

 

新任主管的學習方式與學習計畫

新手主管剛上任可能有許多不清楚的地方，因此建議新手主管先從請教主管，以及自己閱讀工作相關資料與檔案，外加與單位內資深同仁請教工作流程與做事方法，待未來能夠掌握所有工作流程與方法之後，再進一步提出自己改善的見解，才是新任主管穩紮穩打的求生之道。

新手主管可以透過以下的方式來進行學習計畫：

• 列出所有要學習的項目： 包含工作職掌、工作目標、工作流程、企業文化與組織潛規則、工作夥伴的特質分析等。
• 安排學習計畫：
  • 比方說第一週要了解工作職掌與工作夥伴的性格能力；
  • 第二週要了解工作目標與企業文化與組織潛規則；
  • 第三週要瞭解工作流程與關係人影響力與特質；
  • 最後一週針對前三週所觀察、訪談、學習的過程，進行資料的彙總、整理，並提出自己未來管理規劃的想法與見解。

 

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